Metadossier Externe inhuur

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Zorg voor een betrouwbare administratie van de kosten van ingehuurde derden, ten behoeve van een correcte verantwoording van de kosten.

Uitgaven

• Zorg voor een betrouwbare administratie van de kosten van ingehuurde derden, ten behoeve van een correcte verantwoording van de kosten.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Zorg voor een betrouwbare administratie van de kosten van ingehuurde derden, ten behoeve van een correcte verantwoording van de kosten.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Zorg voor een betrouwbare administratie van de kosten van ingehuurde derden, ten behoeve van een correcte verantwoording van de kosten.

Organisatie externe inhuur

• Leg het ongeschreven stappenplan dat wordt gevolgd voordat tot inhuur wordt overgegaan vast. Benoem daarin expliciet de rollen en taken van alle actoren.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Leg het ongeschreven stappenplan dat wordt gevolgd voordat tot inhuur wordt overgegaan vast. Benoem daarin expliciet de rollen en taken van alle actoren.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Sluit raamcontracten af met alle (detacherings)bureaus waar regelmatig door verschillende afdelingen medewerkers bij wordt ingehuurd.

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Zorg voor een eenduidige wijze waarop de inhuurdossiers worden samengesteld en gearchiveerd en volledig afgestemd op het geschreven beleid inhuur derden.
• Evalueer inhuur achteraf met behulp van een daartoe samen te stellen, beknopt evaluatieformulier en voeg deze toe aan het inhuurdossier.
• Zorg voor een betrouwbare administratie van de kosten van ingehuurde derden, ten behoeve van een correcte verantwoording van de kosten.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Evalueer inhuur achteraf met behulp van een daartoe samen te stellen, beknopt evaluatieformulier en voeg deze toe aan het inhuurdossier.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Formuleer beleid voor de externe inhuur van medewerkers.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Onderzoek mogelijkheden om de mate van externe inhuur nauwkeuriger te begroten.

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• Verbreed bestaande monitoringinstrumenten met kwalitatieve indicatoren.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Zorg voor een betere verslaglegging.

Informatievoorziening kaderstelling

-- Versterk de informatievoorziening aan de gemeenteraden.

Informatievoorziening controle

• Zorg voor een betere verslaglegging.
• Versterk de informatievoorziening aan de gemeenteraden.

Organisatie externe inhuur

• Beschrijf bestaande uitvoeringskaders.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Beschrijf bestaande uitvoeringskaders.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Zorg voor een betere verslaglegging

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Leg de uitgangspunten van het inhuurbeleid vast en vertaal deze naar adequate beleidsmaatregelen. Bij het formuleren van uitgangspunten zou aandacht besteed moeten worden aan:

• De gewenste personeelsomvang en –samenstelling.
• Het type organisatie (compact of groot; flexibel of vast).
• De managementstructuur (alleen centraal en/of op onderdelen decentraal).
• Het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning bij inhuur.

• Bij adequate beleidsmaatregelen gaat het naast doeltreffendheid en doelmatigheid (kosteneffectiviteit), ook om toepasbaarheid, consistentie en eenvoud. Aandacht voor de laatste drie criteria moet zorgen voor het nakomen van de afspraken. Voldoen aan die criteria betekent namelijk dat er geen steekhoudende argumenten meer mogen zijn om maatregelen te negeren en dat naleving van de regels controleerbaar is.
• Hoe één en ander ook precies vorm zal krijgen, het lijkt ons in ieder geval zinvol om een verbeterproject te definiëren met duidelijke doelen en een planning. We zouden ook in overweging willen geven om het als een risicovol project te bestempelen. Het voordeel daarvan is dat daarmee de bestuurlijk aandacht die nodig is, is geborgd en er ook een vast stramien is voor de rapportages richting de raad.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Het lijkt ons zinvol als het college in samenspraak met de raad vaststelt welke relevante informatie over externe inhuur daarvoor in de P&C-cyclus moet worden opgenomen.
• Start op de korte termijn een verbeterproject en rapporteer aan de raad regelmatig over de voortgang. We weten nog niet op elke wijze de bestuursopdracht flexibele inzet medewerkers en externe inhuur wordt uitgevoerd. Maar gegeven het plan van aanpak veronderstellen we dat het gedeeltelijk ook een invulling aan onze aanbevelingen zal geven. Voor zover dat het geval is, ligt het voor de hand om een project voor de implementatie van onze aanbevelingen te koppelen aan de uitwerking van de bestuursopdracht.
• Hoe één en ander ook precies vorm zal krijgen, het lijkt ons in ieder geval zinvol om een verbeterproject te definiëren met duidelijke doelen en een planning. We zouden ook in overweging willen geven om het als een risicovol project te bestempelen. Het voordeel daarvan is dat daarmee de bestuurlijk aandacht die nodig is, is geborgd en er ook een vast stramien is voor de rapportages richting de raad.

Kaderstellende rol

• Het lijkt ons zinvol als het college in samenspraak met de raad vaststelt welke relevante informatie over externe inhuur daarvoor in de P&C-cyclus moet worden opgenomen.
• Hoe één en ander ook precies vorm zal krijgen, het lijkt ons in ieder geval zinvol om een verbeterproject te definiëren met duidelijke doelen en een planning. We zouden ook in overweging willen geven om het als een risicovol project te bestempelen. Het voordeel daarvan is dat daarmee de bestuurlijk aandacht die nodig is, is geborgd en er ook een vast stramien is voor de rapportages richting de raad.
• Het externe inhuurvraagstuk raakt vele interne en externe actoren met uiteenlopende belangen, waarden en ideeën en is niet ‘eenvoudig’ op te lossen met gestandaardiseerde gedragscodes en protocollen die eens in de zoveel tijd worden aangepast. Er is meer nodig. De debatten in de raad van de afgelopen jaren laten een raad zien, die zich vooral meldt bij veronderstelde excessen en nadere informatie vraagt wanneer dit nodig is. Een fundamentele doordenking van het vraagstuk staat niet hoog op de prioriteitenlijst, wellicht door het gebrek aan politieke consensus. Dat is een keuze in de politiek waar een rekenkamer weinig van kan vinden. We kunnen er echter wel op wijzen dat als dat zo blijft, er weinig zal verbeteren. De kans op de zo noodzakelijke voortdurende bestuurlijke aandacht zal namelijk minder worden als er geen politiek druk is vanuit de raad om orde te creëren bij het lastige en taaie vraagstuk van externe inhuur.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Zorg voor goede informatie over de aard en omvang van de externe inhuur. Dat betekent registratie van relevante gegevens zoals de kosten, aantallen, functies (incl. vergelijkbare functieschalen), inhuurduur en type inhuur. Om dat goed te kunnen registreren en te gebruiken moet wel aan een aantal belangrijke voorwaarden zijn voldaan.
• Zorg dat de volgende randvoorwaarden op orde zijn:

• Eenduidigheid in de definitie van externe inhuur en toepassing hiervan.
• Inzicht in de strategische personeelsbehoefte (benodigde en reeds aanwezige capaciteit, expertise en vaardigheden).
• Een werkwijze waarbij het inhuurproces wordt gezien als een gezamenlijke (organisatie-brede) inspanning met duidelijke rol- en taakverdeling.
• Betrouwbare (ondersteunende) ICT-systemen.

• Voor wat betreft de definitie. Om onduidelijkheden bij de uitvoering te voorkomen is het nuttig als er ruimte wordt gecreëerd voor maatwerk. Het ‘concern Amsterdam’ bestaat immers uit meerdere organisaties met verschillende takenpakketten en verschillende personeelsvormen.
• Verbeter de informatievoorziening over externe inhuur in de P&C-cyclus. Het verbeteren van de informatievoorziening moet gericht zijn op het produceren van informatie waarmee de raad zijn kaderstellende en controlerende functie kan vervullen. Het moet geen verzameling van losse feiten zijn, maar hulpmiddelen om het verhaal over de voortgang van het externe inhuurbeleid te vertellen.

Informatievoorziening kaderstelling

• Hoe één en ander ook precies vorm zal krijgen, het lijkt ons in ieder geval zinvol om een verbeterproject te definiëren met duidelijke doelen en een planning. We zouden ook in overweging willen geven om het als een risicovol project te bestempelen. Het voordeel daarvan is dat daarmee de bestuurlijk aandacht die nodig is, is geborgd en er ook een vast stramien is voor de rapportages richting de raad.

Informatievoorziening controle

• Zorg voor goede informatie over de aard en omvang van de externe inhuur. Dat betekent registratie van relevante gegevens zoals de kosten, aantallen, functies (incl. vergelijkbare functieschalen), inhuurduur en type inhuur. Om dat goed te kunnen registreren en te gebruiken moet wel aan een aantal belangrijke voorwaarden zijn voldaan.
• Zorg dat de volgende randvoorwaarden op orde zijn:

• Eenduidigheid in de definitie van externe inhuur en toepassing hiervan.
• Inzicht in de strategische personeelsbehoefte (benodigde en reeds aanwezige capaciteit, expertise en vaardigheden).
• Een werkwijze waarbij het inhuurproces wordt gezien als een gezamenlijke (organisatie-brede) inspanning met duidelijke rol- en taakverdeling.
• Betrouwbare (ondersteunende) ICT-systemen.

• Voor wat betreft de definitie. Om onduidelijkheden bij de uitvoering te voorkomen is het nuttig als er ruimte wordt gecreëerd voor maatwerk. Het ‘concern Amsterdam’ bestaat immers uit meerdere organisaties met verschillende takenpakketten en verschillende personeelsvormen.
• Verbeter de informatievoorziening over externe inhuur in de P&C-cyclus. Het verbeteren van de informatievoorziening moet gericht zijn op het produceren van informatie waarmee de raad zijn kaderstellende en controlerende functie kan vervullen. Het moet geen verzameling van losse feiten zijn, maar hulpmiddelen om het verhaal over de voortgang van het externe inhuurbeleid te vertellen.
• Het lijkt ons zinvol als het college in samenspraak met de raad vaststelt welke relevante informatie over externe inhuur daarvoor in de P&C-cyclus moet worden opgenomen.
• Start op de korte termijn een verbeterproject en rapporteer aan de raad regelmatig over de voortgang. We weten nog niet op elke wijze de bestuursopdracht flexibele inzet medewerkers en externe inhuur wordt uitgevoerd. Maar gegeven het plan van aanpak veronderstellen we dat het gedeeltelijk ook een invulling aan onze aanbevelingen zal geven. Voor zover dat het geval is, ligt het voor de hand om een project voor de implementatie van onze aanbevelingen te koppelen aan de uitwerking van de bestuursopdracht.
• Hoe één en ander ook precies vorm zal krijgen, het lijkt ons in ieder geval zinvol om een verbeterproject te definiëren met duidelijke doelen en een planning. We zouden ook in overweging willen geven om het als een risicovol project te bestempelen. Het voordeel daarvan is dat daarmee de bestuurlijk aandacht die nodig is, is geborgd en er ook een vast stramien is voor de rapportages richting de raad.

Organisatie externe inhuur

• Leg de uitgangspunten van het inhuurbeleid vast en vertaal deze naar adequate beleidsmaatregelen. Bij het formuleren van uitgangspunten zou aandacht besteed moeten worden aan:

• De gewenste personeelsomvang en –samenstelling.
• Het type organisatie (compact of groot; flexibel of vast).
• De managementstructuur (alleen centraal en/of op onderdelen decentraal).
• Het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning bij inhuur.

• Bij adequate beleidsmaatregelen gaat het naast doeltreffendheid en doelmatigheid (kosteneffectiviteit), ook om toepasbaarheid, consistentie en eenvoud. Aandacht voor de laatste drie criteria moet zorgen voor het nakomen van de afspraken. Voldoen aan die criteria betekent namelijk dat er geen steekhoudende argumenten meer mogen zijn om maatregelen te negeren en dat naleving van de regels controleerbaar is.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Zorg voor goede informatie over de aard en omvang van de externe inhuur. Dat betekent registratie van relevante gegevens zoals de kosten, aantallen, functies (incl. vergelijkbare functieschalen), inhuurduur en type inhuur. Om dat goed te kunnen registreren en te gebruiken moet wel aan een aantal belangrijke voorwaarden zijn voldaan.
• Zorg dat de volgende randvoorwaarden op orde zijn:

• Eenduidigheid in de definitie van externe inhuur en toepassing hiervan.
• Inzicht in de strategische personeelsbehoefte (benodigde en reeds aanwezige capaciteit, expertise en vaardigheden).
• Een werkwijze waarbij het inhuurproces wordt gezien als een gezamenlijke (organisatie-brede) inspanning met duidelijke rol- en taakverdeling.
• Betrouwbare (ondersteunende) ICT-systemen.

• Voor wat betreft de definitie. Om onduidelijkheden bij de uitvoering te voorkomen is het nuttig als er ruimte wordt gecreëerd voor maatwerk. Het ‘concern Amsterdam’ bestaat immers uit meerdere organisaties met verschillende takenpakketten en verschillende personeelsvormen.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Leg de uitgangspunten van het inhuurbeleid vast en vertaal deze naar adequate beleidsmaatregelen. Bij het formuleren van uitgangspunten zou aandacht besteed moeten worden aan:

• De gewenste personeelsomvang en –samenstelling.
• Het type organisatie (compact of groot; flexibel of vast).
• De managementstructuur (alleen centraal en/of op onderdelen decentraal).
• Het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning bij inhuur.

Uitvoering Externe Inhuur

• Voor wat betreft de definitie. Om onduidelijkheden bij de uitvoering te voorkomen is het nuttig als er ruimte wordt gecreëerd voor maatwerk. Het ‘concern Amsterdam’ bestaat immers uit meerdere organisaties met verschillende takenpakketten en verschillende personeelsvormen.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Zorg voor goede informatie over de aard en omvang van de externe inhuur. Dat betekent registratie van relevante gegevens zoals de kosten, aantallen, functies (incl. vergelijkbare functieschalen), inhuurduur en type inhuur. Om dat goed te kunnen registreren en te gebruiken moet wel aan een aantal belangrijke voorwaarden zijn voldaan.
• Zorg dat de volgende randvoorwaarden op orde zijn:

• Eenduidigheid in de definitie van externe inhuur en toepassing hiervan.
• Inzicht in de strategische personeelsbehoefte (benodigde en reeds aanwezige capaciteit, expertise en vaardigheden).
• Een werkwijze waarbij het inhuurproces wordt gezien als een gezamenlijke (organisatie-brede) inspanning met duidelijke rol- en taakverdeling.
• Betrouwbare (ondersteunende) ICT-systemen.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Bij adequate beleidsmaatregelen gaat het naast doeltreffendheid en doelmatigheid (kosteneffectiviteit), ook om toepasbaarheid, consistentie en eenvoud. Aandacht voor de laatste drie criteria moet zorgen voor het nakomen van de afspraken. Voldoen aan die criteria betekent namelijk dat er geen steekhoudende argumenten meer mogen zijn om maatregelen te negeren en dat naleving van de regels controleerbaar is.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Bij adequate beleidsmaatregelen gaat het naast doeltreffendheid en doelmatigheid (kosteneffectiviteit), ook om toepasbaarheid, consistentie en eenvoud. Aandacht voor de laatste drie criteria moet zorgen voor het nakomen van de afspraken. Voldoen aan die criteria betekent namelijk dat er geen steekhoudende argumenten meer mogen zijn om maatregelen te negeren en dat naleving van de regels controleerbaar is.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Stel een strategisch en integraal personeelsbeleid op, dat in lijn is met de strategische opdracht van de Werkorganisatie BUCH. Incorporeer daarin een afwegingskader voor externe inhuur en een flexibele schil, dat afgestemd is op de personeelsontwikkeling van de organisatie en op kaders vanuit de raad.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Rapporteer separaat over inhuur in de P&C-cyclus aan gemeenten en gemeenteraden op zoals volgt uit de eisen van de BBV en lever deze gegevens in het kader van IV3 aan het CBS aan.

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Stel inhoudelijke en kwantitatieve eisen aan de inhuur van externen die als kader door de Werkorganisatie BUCH kunnen worden opgenomen in het strategische en integrale personeelsbeleid.

Controlerende rol

-

Monitoring

• Geef uw college van B&W de opdracht mee dit proces nauwgezet te monitoren.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Rapporteer separaat over inhuur in de P&C-cyclus aan gemeenten en gemeenteraden op zoals volgt uit de eisen van de BBV en lever deze gegevens in het kader van IV3 aan het CBS aan.
• Raad, laat u periodiek, en in ieder geval over een half jaar vanaf behandeling van dit rapport, gedocumenteerd informeren over de voortgang.

Organisatie externe inhuur

• Ontwerp een procedure om de inhuur van externen te reguleren en te toetsen.
• Stel inhoudelijke en kwantitatieve eisen aan de inhuur van externen die als kader door de Werkorganisatie BUCH kunnen worden opgenomen in het strategische en integrale personeelsbeleid.
• Ga verder met de verbeteracties uit de projecten die vanaf 2018 zijn gestart om de administratieve organisatie te verbeteren, zoals vulling van het contractenregister en de systemen zoals (de opvolgers van) PIMS en Key2.
• Ga verder met het dashboardsysteem voor actuele sturingsinformatie voor teammanagers.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Ontwerp een procedure om de inhuur van externen te reguleren en te toetsen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Stel een strategisch en integraal personeelsbeleid op, dat in lijn is met de strategische opdracht van de Werkorganisatie BUCH. Incorporeer daarin een afwegingskader voor externe inhuur en een flexibele schil, dat afgestemd is op de personeelsontwikkeling van de organisatie en op kaders vanuit de raad.
• Stel inhoudelijke en kwantitatieve eisen aan de inhuur van externen die als kader door de Werkorganisatie BUCH kunnen worden opgenomen in het strategische en integrale personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Stel een strategisch en integraal personeelsbeleid op, dat in lijn is met de strategische opdracht van de Werkorganisatie BUCH. Incorporeer daarin een afwegingskader voor externe inhuur en een flexibele schil, dat afgestemd is op de personeelsontwikkeling van de organisatie en op kaders vanuit de raad.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Ga verder met het opstellen van eigen leveringsvoorwaarden die dwingend worden voorgeschreven in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Leg bij inkopen de eigen voorwaarden op aan de leverende partij.
• Ga verder met het opstellen van eigen leveringsvoorwaarden die dwingend worden voorgeschreven in het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Leg bij inkopen de eigen voorwaarden op aan de leverende partij.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Verbeter de administratie en registratie van de inkoopdossiers, zodat deze voldoen aan de eisen die het actuele inkoop- en aanbestedingsbeleid stelt.
• Registreer de inkoop van externen op een eenduidige wijze, op basis van de definitie van het A&O- fonds gemeenten
• Registreer de inhuur van externen voor de Werkorganisatie BUCH en de individuele gemeenten op basis van een eenduidige indeling naar domein en soort inhuur.
• ICT is wellicht een dermate substantieel onderdeel van de inhuur van externen dat deze categorie een aparte registratie en vermelding rechtvaardigt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Het personeel‐ en organisatiebeleid is in ontwikkeling. De rekenkamercommissie gaat ervan uit dat inhuur van externen daar een onderdeel van zal zijn.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Ontwikkel een eenduidige opvatting over de operationele, tactische en strategische rol van ambtelijke organisatie, raad, college en portefeuillehouder bij externe inhuur.
• Zorg dat de rol van het college met betrekking tot externe inhuur duidelijk wordt.

Kaderstellende rol

• Ontwikkel een eenduidige opvatting over de operationele, tactische en strategische rol van ambtelijke organisatie, raad, college en portefeuillehouder bij externe inhuur.

Controlerende rol

• Ontwikkel een eenduidige opvatting over de operationele, tactische en strategische rol van ambtelijke organisatie, raad, college en portefeuillehouder bij externe inhuur.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Inventariseer bij de gemeenteraad welke informatie raadsleden nodig hebben om hun kaderstellende en controlerende rol met betrekking tot externe inhuur uit te oefenen.

Informatievoorziening controle

• Inventariseer bij de gemeenteraad welke informatie raadsleden nodig hebben om hun kaderstellende en controlerende rol met betrekking tot externe inhuur uit te oefenen.

Organisatie externe inhuur

• Ontwikkel een eenduidige opvatting over de operationele, tactische en strategische rol van ambtelijke organisatie, raad, college en portefeuillehouder bij externe inhuur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het personeel‐ en organisatiebeleid is in ontwikkeling. De rekenkamercommissie gaat ervan uit dat inhuur van externen daar een onderdeel van zal zijn.
• Externe inhuur is meer dan een percentage van de loonsom. Externe inhuur speelt een rol in het strategisch personeelsbeleid, bij de visie van de gemeente over de bezetting van cruciale functies, de flexibiliteit van de organisatie en welke deskundigheid de gemeente wel of niet in huis wil hebben. Door in de discussie uitsluitend op het percentage van de loonsom te focussen lijkt er weinig aandacht voor deze argumenten. Zorg dat in de discussie over inhuur alle argumenten een rol spelen.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Spreek u uit over wat u een toelaatbare omvang van het budget voor inhuur vindt, voor uw eigen gemeente en voor de BEL Combinatie, en voor welke doelen u vindt dat inhuur aanvaardbaar is.
• Zorg ervoor dat er, voor elk van de afzonderlijke gemeenten en voor de BEL Combinatie, een eenduidige, breed gedragen visie op het beleid voor inhuur en andere vormen van flexibele arbeid wordt geformuleerd en dat de inhuurprocedures hieraan worden aangepast.

Budget

• Spreek u uit over wat u een toelaatbare omvang van het budget voor inhuur vindt, voor uw eigen gemeente en voor de BEL Combinatie, en voor welke doelen u vindt dat inhuur aanvaardbaar is.

Begroting/Jaarverslag

• Maak actief gebruik van de mogelijkheid om bij jaarrekeningen zienswijzen over externe inhuur in te dienen als daarvoor aanleiding is.

Uitgaven

• Vraag het college u voortaan voldoende transparant te informeren over de totale lasten voor en de aard van de externe inhuur.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Spreek u uit over wat u een toelaatbare omvang van het budget voor inhuur vindt, voor uw eigen gemeente en voor de BEL Combinatie, en voor welke doelen u vindt dat inhuur aanvaardbaar is.
• Maak actief gebruik van de mogelijkheid om zienswijzen over externe inhuur in te dienen als daarvoor aanleiding is.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Vraag het college u voortaan voldoende transparant te informeren over de totale lasten voor en de aard van de externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

• Zorg voor inzicht in de strategische personeelsbehoefte binnen de organisatie en bepaal welke functies en posities langdurig bezet mogen worden door extern ingehuurde krachten en welke niet.
• Overweeg interne flexibilisering als alternatief voor inhuur, zoals ook in andere overheidsorganisaties in toenemende mate gebeurt.
• Besteed structureel aandacht aan de ontwikkeling en borging van kennis die nodig is om de kwaliteit van de (dienstverlening van de) organisatie op peil te krijgen en te houden.
• Maak duidelijke afspraken over hoe de overdracht van kennis van externe krachten naar de interne organisatie plaatsvindt en geborgd wordt.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Zorg ervoor dat er, voor elk van de afzonderlijke gemeenten en voor de BEL Combinatie, een eenduidige, breed gedragen visie op het beleid voor inhuur en andere vormen van flexibele arbeid wordt geformuleerd en dat de inhuurprocedures hieraan worden aangepast.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Zorg voor inzicht in de strategische personeelsbehoefte binnen de organisatie en bepaal welke functies en posities langdurig bezet mogen worden door extern ingehuurde krachten en welke niet.
• Overweeg interne flexibilisering als alternatief voor inhuur, zoals ook in andere overheidsorganisaties in toenemende mate gebeurt.
• Bied vaste krachten meer kans om door te groeien en de daarvoor benodigde opleidingen te volgen

Uitvoering Externe Inhuur

• Maak duidelijke afspraken over hoe de overdracht van kennis van externe krachten naar de interne organisatie plaatsvindt en geborgd wordt.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Maak duidelijke afspraken over hoe de overdracht van kennis van externe krachten naar de interne organisatie plaatsvindt en geborgd wordt.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Leg evaluatie vast in het inkoop- en aanbestedingsbeleid (gemeenteraad).
• Overweeg het opnemen van een norm hoe lang mag worden ingehuurd (directie en gemeenteraad).
• Overweeg het opnemen van een norm wanneer overschrijdingen van inhuurbudgetten gerapporteerd moeten worden aan de raad (directie en gemeenteraad).
• Zorg voor een eenduidige en complete wijze waarop de inhuurdossiers worden samengesteld (directie en gemeenteraad).

Budget

• Overweeg het opnemen van een norm wanneer overschrijdingen van inhuurbudgetten gerapporteerd moeten worden aan de raad (directie en gemeenteraad).

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Laat jaarlijks een evaluatie uitvoeren door de inkoopcoördinator aan de directie (directie).

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Overweeg het opnemen van een norm wanneer overschrijdingen van inhuurbudgetten gerapporteerd moeten worden aan de raad (directie en gemeenteraad).

Organisatie externe inhuur

• Zorg voor een eenduidige en complete wijze waarop de inhuurdossiers worden samengesteld (directie en gemeenteraad).
• Sluit raamcontracten af met meer (detacherings)bureaus waar regelmatig door verschillende afdelingen medewerkers bij wordt ingehuurd (directie).
• Richt een projectleiderspool in (directie)

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Leg het stappenplan van het inhuurproces schriftelijk vast (directie).
• Formuleer een eenduidige lijn ten aanzien van het verlengen van inhuur (directie).
• Overweeg het opnemen van een norm hoe lang mag worden ingehuurd (directie en gemeenteraad).

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Laat jaarlijks een evaluatie uitvoeren door de inkoopcoördinator aan de directie (directie).

Besluit tot externe inhuur

• Formuleer een eenduidige lijn ten aanzien van het verlengen van inhuur (directie).
• Overweeg het opnemen van een norm hoe lang mag worden ingehuurd (directie en gemeenteraad).

Opdrachtformulering

• Stel vooraf doelen vast bij individuele inhuur (directie).

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Sluit raamcontracten af met meer (detacherings)bureaus waar regelmatig door verschillende afdelingen medewerkers bij wordt ingehuurd (directie).

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Zorg voor een eenduidige en complete wijze waarop de inhuurdossiers worden samengesteld (directie en gemeenteraad).

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Laat jaarlijks een evaluatie uitvoeren door de inkoopcoördinator aan de directie (directie).

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Evalueer de huidige uitvoering, met name op waarborgen voor doelmatigheid en doeltreffendheid. Indien deze huidige uitvoering voldoet,stel de beschrijving daarvan vervolgens formeel als beleid vast. Hiermee is de kwaliteit van de toekomstige uitvoering geborgd.
• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• Besluitvorming
• Een onderbouwing van de noodzaak tot inhuur. Het reeds opgestelde format van P&O kan hierbij uitgangspunt zijn.
• Het beleggen van een toetsing op de marktconformiteit van tarieven.
• De eisen waaraan een opdrachtformulering en evaluatie moet voldoen.
• De wijze van kennisborging.
• Dossiervorming.

• Ontwikkel in 2011 een visie op het personeelsbeleid van de gemeente Dinkelland. In deze visie kan het dienstverleningsconcept aan de burger een centrale plaats krijgen. Eveneens kunnen aspecten als inhuur, vergrijzing, opleiding, diversiteit en flexibele inzet een plaats krijgen.
• Informeer de gemeenteraad actief, bijvoorbeeld tijdens een sessie, over de opgestelde visie op het personeelsbeleid en vraag de raad deze, na reflectie, vast te stellen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Evalueer de huidige uitvoering, met name op waarborgen voor doelmatigheid en doeltreffendheid. Indien deze huidige uitvoering voldoet,stel de beschrijving daarvan vervolgens formeel als beleid vast. Hiermee is de kwaliteit van de toekomstige uitvoering geborgd.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Informeer de gemeenteraad actief, bijvoorbeeld tijdens een sessie, over de opgestelde visie op het personeelsbeleid en vraag de raad deze, na reflectie, vast te stellen.

Informatievoorziening controle

• Informeer de gemeenteraad actief, bijvoorbeeld tijdens een sessie, over de opgestelde visie op het personeelsbeleid en vraag de raad deze, na reflectie, vast te stellen.
• Maak met de raad afspraken over op welke wijze de raad in de toekomst geïnformeerd wil worden over het personeelsbeleid in de breedte en externe inhuur in het bijzonder.

Organisatie externe inhuur

• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• Besluitvorming
• Een onderbouwing van de noodzaak tot inhuur. Het reeds opgestelde format van P&O kan hierbij uitgangspunt zijn.
• Het beleggen van een toetsing op de marktconformiteit van tarieven.
• De eisen waaraan een opdrachtformulering en evaluatie moet voldoen.
• De wijze van kennisborging.
• Dossiervorming.

• Benoem een functionaris tot „proceseigenaar‟ van inhuur van derden. Deze functionaris heeft, in nauwe samenwerking met de inkoopcoördinator, de verantwoordelijkheid er op toe te zien dat de inhuur verloopt volgens het nog vast te stellen beleid. Dit proceseigenaarschap is te zien als een extra waarborg voor zaken als marktconformiteit van tarieven, evaluatie en kennisborging.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Ontwikkel in 2011 een visie op het personeelsbeleid van de gemeente Dinkelland. In deze visie kan het dienstverleningsconcept aan de burger een centrale plaats krijgen. Eveneens kunnen aspecten als inhuur, vergrijzing, opleiding, diversiteit en flexibele inzet een plaats krijgen.

Uitvoering Externe Inhuur

• Benoem een functionaris tot „proceseigenaar‟ van inhuur van derden. Deze functionaris heeft, in nauwe samenwerking met de inkoopcoördinator, de verantwoordelijkheid er op toe te zien dat de inhuur verloopt volgens het nog vast te stellen beleid. Dit proceseigenaarschap is te zien als een extra waarborg voor zaken als marktconformiteit van tarieven, evaluatie en kennisborging.

Besluit tot externe inhuur

• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• Besluitvorming
• Een onderbouwing van de noodzaak tot inhuur. Het reeds opgestelde format van P&O kan hierbij uitgangspunt zijn.

Opdrachtformulering

• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• De eisen waaraan een opdrachtformulering en evaluatie moet voldoen.

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• Het beleggen van een toetsing op de marktconformiteit van tarieven.

• Benoem een functionaris tot „proceseigenaar‟ van inhuur van derden. Deze functionaris heeft, in nauwe samenwerking met de inkoopcoördinator, de verantwoordelijkheid er op toe te zien dat de inhuur verloopt volgens het nog vast te stellen beleid. Dit proceseigenaarschap is te zien als een extra waarborg voor zaken als marktconformiteit van tarieven, evaluatie en kennisborging.

Dossiervorming/contractregistratie

• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• De wijze van kennisborging.
• Dossiervorming.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Zorg dat in de beschrijving van het beleid in elk geval aandacht is voor:

• De eisen waaraan een opdrachtformulering en evaluatie moet voldoen.

• Benoem een functionaris tot „proceseigenaar‟ van inhuur van derden. Deze functionaris heeft, in nauwe samenwerking met de inkoopcoördinator, de verantwoordelijkheid er op toe te zien dat de inhuur verloopt volgens het nog vast te stellen beleid. Dit proceseigenaarschap is te zien als een extra waarborg voor zaken als marktconformiteit van tarieven, evaluatie en kennisborging.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Evalueer de huidige uitvoering, met name op waarborgen voor doelmatigheid en doeltreffendheid. Indien deze huidige uitvoering voldoet,stel de beschrijving daarvan vervolgens formeel als beleid vast. Hiermee is de kwaliteit van de toekomstige uitvoering geborgd.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Evalueer de huidige uitvoering, met name op waarborgen voor doelmatigheid en doeltreffendheid. Indien deze huidige uitvoering voldoet,stel de beschrijving daarvan vervolgens formeel als beleid vast. Hiermee is de kwaliteit van de toekomstige uitvoering geborgd.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• We bevelen aan om een beleidskader te ontwikkelen waarin staat beschreven in welke situaties wel en in welke situaties niet mag worden overgegaan tot externe inhuur. In dit beleidskader kan duidelijk gemaakt worden welke doelen met externe inhuur worden nagestreefd. Net als bij inkoopopdrachten kan ook bij externe inhuur de verplichting opgenomen worden, bij opdrachten boven een bepaald budget, meervoudig aan te besteden.
• We bevelen het college aan om op basis van de door de raad geformuleerde uitgangspunten, een visie op te stellen voor het opgavengestuurd werken. Een belangrijk onderdeel daarvan is wat opgavengestuurd werken betekent voor de gehele organisatie en dus ook voor de inhuur.
• Ontwikkel ook een visie op externe inhuur. Uit deze visie moet onder meer duidelijk blijken hoe externe inhuur zich verhoudt tot:

• de rol/inzet van eigen personeel. Geef aan wanneer en waarom de organisatie kiest voor eigen personeel, voor inhuur of voor uitbesteding.
• de elementen die op dit moment volgens het onderhavige onderzoek deel uitmaken van het huidige inhuurkader: integraal management, budgettair kader, inkoopkader en wervingsprocedures. Dit zorgt ervoor dat het voor de betrokkenen helder wordt in hoeverre van hen bij inhuur in de toekomst iets anders wordt verwacht dan op dit moment het geval is.
• de aankomende verandering van de organisatiestructuur.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Bespreek in de raad niet alleen de begroting maar ook de werkelijk gerealiseerde cijfers over inhuur, want dit geeft aan hoe goed er is begroot en of de begroting bijstelling behoeft.
• Onderzoek waarom er geen toestemming wordt gevraagd voor het ophogen van het inhuurbudget in de begroting."

Uitgaven

• Evalueer met regelmaat de externe inhuur op kosten versus baten. Betrek daarin in elk geval de effecten op de eigen arbeidsorganisatie.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De raad bevelen we aan om zich over een te ontwikkelen beleidskader te laten informeren bij de begroting en bij de jaarstukken, zodat hij kan besluiten om uitgangspunten mee te geven, respectievelijk een oordeel kan vellen of er meer dan wel minder externe inhuur gewenst is.

Controlerende rol

• Bespreek in de raad niet alleen de begroting maar ook de werkelijk gerealiseerde cijfers over inhuur, want dit geeft aan hoe goed er is begroot en of de begroting bijstelling behoeft.
• Onderzoek waarom er geen toestemming wordt gevraagd voor het ophogen van het inhuurbudget in de begroting.
• De raad bevelen we aan om zich over een te ontwikkelen beleidskader te laten informeren bij de begroting en bij de jaarstukken, zodat hij kan besluiten om uitgangspunten mee te geven, respectievelijk een oordeel kan vellen of er meer dan wel minder externe inhuur gewenst is.

Monitoring

• We bevelen het college aan om te zorgen voor een actueel, betrouwbaar en volledig totaaloverzicht van de inhuur van externen. Besteed in dit overzicht ten minste aandacht aan de financiële omvang, het type inhuur (uitzendkracht, detachering vanuit bureau, zzp’er et cetera), aantal fte's en de duur van de inhuur en de taak waarvoor wordt ingehuurd.

Evaluatie/onderzoek

• Onderzoek waarom er geen toestemming wordt gevraagd voor het ophogen van het inhuurbudget in de begroting.
• Evalueer met regelmaat de externe inhuur op kosten versus baten. Betrek daarin in elk geval de effecten op de eigen arbeidsorganisatie.
• Onderzoek in hoeverre de som van inhuurbeslissingen op afdelingsniveau overeenkomt met wat de organisatie als wenselijke hoeveelheid inhuur heeft gedefinieerd. Kijk hierbij ook of de aanname klopt dat afdelingsmanagers efficiëntere keuzes maken tussen externe inhuur of (interne) werving.
• We bevelen het college aan om een probleemanalyse uit te voeren van het extern inhuren van personeel met daarin aandacht voor de voor- en nadelen van inhuur voor de gemeentelijke organisatie en haar doelen. Daarbij gaat het om de vraag: welke taken moeten en welke taken kunnen door de eigen organisatie worden uitgevoerd? Een dergelijke analyse vereist dat in elk geval wordt nagegaan of de eigen arbeidsorganisatie erop is ingericht om de noodzakelijke taken uit te voeren, wat ervoor nodig is om dat te kunnen doen als dat nog niet het geval is en wat de consequenties zijn van het al dan niet externaliseren van deze taken.

Informatievoorziening sturing

• We bevelen het college aan om te zorgen voor een actueel, betrouwbaar en volledig totaaloverzicht van de inhuur van externen. Besteed in dit overzicht ten minste aandacht aan de financiële omvang, het type inhuur (uitzendkracht, detachering vanuit bureau, zzp’er et cetera), aantal fte's en de duur van de inhuur en de taak waarvoor wordt ingehuurd.
• Creëer een overzicht op organisatieniveau en per afdeling. Dit zorgt ervoor dat duidelijk wordt waar, waarvoor en tegen welke kosten wordt ingehuurd. Maak hierbij ook duidelijk om hoeveel fte het gaat en dat die niet via interne werving is te verkrijgen.

Informatievoorziening kaderstelling

• De raad bevelen we aan om zich over een te ontwikkelen beleidskader te laten informeren bij de begroting en bij de jaarstukken, zodat hij kan besluiten om uitgangspunten mee te geven, respectievelijk een oordeel kan vellen of er meer dan wel minder externe inhuur gewenst is.

Informatievoorziening controle

• We bevelen het college aan om te zorgen voor een actueel, betrouwbaar en volledig totaaloverzicht van de inhuur van externen. Besteed in dit overzicht ten minste aandacht aan de financiële omvang, het type inhuur (uitzendkracht, detachering vanuit bureau, zzp’er et cetera), aantal fte's en de duur van de inhuur en de taak waarvoor wordt ingehuurd.
• De raad bevelen we aan om zich over een te ontwikkelen beleidskader te laten informeren bij de begroting en bij de jaarstukken, zodat hij kan besluiten om uitgangspunten mee te geven, respectievelijk een oordeel kan vellen of er meer dan wel minder externe inhuur gewenst is.

Organisatie externe inhuur

• We bevelen het college aan om een probleemanalyse uit te voeren van het extern inhuren van personeel met daarin aandacht voor de voor- en nadelen van inhuur voor de gemeentelijke organisatie en haar doelen. Daarbij gaat het om de vraag: welke taken moeten en welke taken kunnen door de eigen organisatie worden uitgevoerd? Een dergelijke analyse vereist dat in elk geval wordt nagegaan of de eigen arbeidsorganisatie erop is ingericht om de noodzakelijke taken uit te voeren, wat ervoor nodig is om dat te kunnen doen als dat nog niet het geval is en wat de consequenties zijn van het al dan niet externaliseren van deze taken.
• We bevelen aan om een beleidskader te ontwikkelen waarin staat beschreven in welke situaties wel en in welke situaties niet mag worden overgegaan tot externe inhuur. In dit beleidskader kan duidelijk gemaakt worden welke doelen met externe inhuur worden nagestreefd. Net als bij inkoopopdrachten kan ook bij externe inhuur de verplichting opgenomen worden, bij opdrachten boven een bepaald budget, meervoudig aan te besteden.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Creëer een overzicht op organisatieniveau en per afdeling. Dit zorgt ervoor dat duidelijk wordt waar, waarvoor en tegen welke kosten wordt ingehuurd. Maak hierbij ook duidelijk om hoeveel fte het gaat en dat die niet via interne werving is te verkrijgen.

Protocol/werkinstructies

• Ontwikkel ook een visie op externe inhuur. Uit deze visie moet onder meer duidelijk blijken hoe externe inhuur zich verhoudt tot:

• de elementen die op dit moment volgens het onderhavige onderzoek deel uitmaken van het huidige inhuurkader: integraal management, budgettair kader, inkoopkader en wervingsprocedures. Dit zorgt ervoor dat het voor de betrokkenen helder wordt in hoeverre van hen bij inhuur in de toekomst iets anders wordt verwacht dan op dit moment het geval is.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Ontwikkel ook een visie op externe inhuur. Uit deze visie moet onder meer duidelijk blijken hoe externe inhuur zich verhoudt tot:

• de rol/inzet van eigen personeel. Geef aan wanneer en waarom de organisatie kiest voor eigen personeel, voor inhuur of voor uitbesteding.
• de aankomende verandering van de organisatiestructuur.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Onderzoek in hoeverre de som van inhuurbeslissingen op afdelingsniveau overeenkomt met wat de organisatie als wenselijke hoeveelheid inhuur heeft gedefinieerd. Kijk hierbij ook of de aanname klopt dat afdelingsmanagers efficiëntere keuzes maken tussen externe inhuur of (interne) werving.
• We bevelen aan om een beleidskader te ontwikkelen waarin staat beschreven in welke situaties wel en in welke situaties niet mag worden overgegaan tot externe inhuur. In dit beleidskader kan duidelijk gemaakt worden welke doelen met externe inhuur worden nagestreefd. Net als bij inkoopopdrachten kan ook bij externe inhuur de verplichting opgenomen worden, bij opdrachten boven een bepaald budget, meervoudig aan te besteden.
  '- Ontwikkel ook een visie op externe inhuur. Uit deze visie moet onder meer duidelijk blijken hoe externe inhuur zich verhoudt tot:

• de rol/inzet van eigen personeel. Geef aan wanneer en waarom de organisatie kiest voor eigen personeel, voor inhuur of voor uitbesteding.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• We bevelen aan om een beleidskader te ontwikkelen waarin staat beschreven in welke situaties wel en in welke situaties niet mag worden overgegaan tot externe inhuur. In dit beleidskader kan duidelijk gemaakt worden welke doelen met externe inhuur worden nagestreefd. Net als bij inkoopopdrachten kan ook bij externe inhuur de verplichting opgenomen worden, bij opdrachten boven een bepaald budget, meervoudig aan te besteden.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Onderzoek in hoeverre de som van inhuurbeslissingen op afdelingsniveau overeenkomt met wat de organisatie als wenselijke hoeveelheid inhuur heeft gedefinieerd. Kijk hierbij ook of de aanname klopt dat afdelingsmanagers efficiëntere keuzes maken tussen externe inhuur of (interne) werving.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Onderzoek in hoeverre de som van inhuurbeslissingen op afdelingsniveau overeenkomt met wat de organisatie als wenselijke hoeveelheid inhuur heeft gedefinieerd. Kijk hierbij ook of de aanname klopt dat afdelingsmanagers efficiëntere keuzes maken tussen externe inhuur of (interne) werving.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Ontwikkel een strategische visie voor externe inhuur waarbij de volgende onderwerpen aan de orde komen:

• De flexibiliteit van de organisatie en de gewenste kwantitatieve en kwalitatieve kernbezetting.
• Het onderscheid tussen externe inhuur en uitbesteding.
• De relatie inhuur en het bedrijfsvoeringbeleid.
• De relatie inhuur en het organisatie- en personeelsbeleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Breng op concernniveau samenhang aan in de regels en het proces van inhuur. Leg daarbij afspraken vast over:

• Een eenduidige definitie van externe inhuur.
• Een afwegingskader voor inhuur.
• De maximale termijn waarvoor wordt ingehuurd.
• De maximale honorering in relatie tot de Balkenende-norm.
• Het bijhouden van evaluatiegegevens.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Ontwikkel een strategische visie voor externe inhuur waarbij de volgende onderwerpen aan de orde komen:

• De flexibiliteit van de organisatie en de gewenste kwantitatieve en kwalitatieve kernbezetting.
• Het onderscheid tussen externe inhuur en uitbesteding.
• De relatie inhuur en het organisatie- en personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Breng op concernniveau samenhang aan in de regels en het proces van inhuur. Leg daarbij afspraken vast over:

• Een afwegingskader voor inhuur.
• De maximale termijn waarvoor wordt ingehuurd.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• Breng op concernniveau samenhang aan in de regels en het proces van inhuur. Leg daarbij afspraken vast over:

• De maximale honorering in relatie tot de Balkenende-norm.

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Breng op concernniveau samenhang aan in de regels en het proces van inhuur. Leg daarbij afspraken vast over:

• Een eenduidige definitie van externe inhuur.
• Het bijhouden van evaluatiegegevens.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• De gemeente dient de norm voor openbare aanbesteding aan te passen aan de norm die daarvoor volgens de Europese richtlijnen geldt .

• Oldebroek:

• De gemeente dient de onwenselijke situatie van het buitenwerking stellen van de eigen inkoopregels ongedaan te maken. Òf door – binnen het wettelijk kader – de regels zo aan te passen dat ze wel werkbaar zijn òf door de feitelijke werk- wijze zo aan te passen dat ze overeenstemt met de eigen en landelijke regels.

Beleid(sdoelen)

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur wordt gemotiveerd waarom voor één van de aanbieders is gekozen en dat die motivering in het dossier wordt opgenomen.

• Elburg, Oldebroek, Putten:

• De commissie geeft in overweging om na te gaan of het wenselijk is in het beleid op te nemen dat men zoveel mogelijk via raamovereenkomsten werkt en steeds nagaat of bij inhuur regionale samenwerking mogelijk en nuttig is. (Dat beleid zou wenselijk zijn wanneer uit de praktijk blijkt dat regionale inhuur en raamovereenkomsten voordelig zijn.)

• Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de stukken die in een inhuurdossier horen te zitten.
Vastlegging in algemene zin dat bij inhuur tijdens en/of na afloop van de inhuur evaluatie intern en extern dient plaats te vinden.

• Elburg, Nunspeet:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging in algemene zin in welke situaties de inhuur van derden noodzakelijk is.
Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de noodzaak van inhuur wordt gemotiveerd en dat de motivering in het dossier wordt opgenomen.
Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de dekking van de kosten wordt aangegeven en dat die dekking in het dossier wordt opgenomen.

• Nunspeet:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging in algemene zin van de procedure die bij inhuur dient te worden gevolgd.

• Putten:
  De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de noodzaak van inhuur in algemene zin.

Budget

• Elburg, Nunsppeet, Oldebroek, Putten:

• In concrete situaties van inhuur dient de dekking van de kosten van de inhuur expliciet te worden aangegeven.

• Elburg, Nunsppeet:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de dekking van de kosten wordt aangegeven en dat die dekking in het dossier wordt opgenomen.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Mede op basis van de individuele tactische evaluaties zou jaarlijks een gemeentebrede strategische evaluatie moeten worden gehouden. Het is namelijk denkbaar dat elke afzonderlijke inhuur positief wordt beoordeeld, terwijl al deze ‘kleine oplossingen’ bij elkaar genomen een ongewenste uitkomst hebben. Bijvoorbeeld door hun kosten of doordat – alles bijeengenomen – bepaalde kennis of vaardigheden beter in de eigen organisatie aanwezig kunnen zijn. Dat betekent dat de strategische evaluatie verbanden legt met het personeelsbeleid op lange termijn, met strategische keuzes over zelf doen of uitbesteden en met het financiële beleid voor de langere duur – in het licht van de aanstaande bezuinigingen van rijkswege geen overbodige luxe.

Informatievoorziening sturing

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Uit de dossiers rond de inhuur van derden dient te blijken dat de organisatie zich houdt aan de in het beleid neergelegde uitgangspunten, op een zodanige wijze dat een volledig beeld kan worden verkregen van het proces van inhuur en de toepassing van het beleid.
• Mede op basis van de individuele tactische evaluaties zou jaarlijks een gemeentebrede strategische evaluatie moeten worden gehouden. Het is namelijk denkbaar dat elke afzonderlijke inhuur positief wordt beoordeeld, terwijl al deze ‘kleine oplossingen’ bij elkaar genomen een ongewenste uitkomst hebben. Bijvoorbeeld door hun kosten of doordat – alles bijeengenomen – bepaalde kennis of vaardigheden beter in de eigen organisatie aanwezig kunnen zijn. Dat betekent dat de strategische evaluatie verbanden legt met het personeelsbeleid op lange termijn, met strategische keuzes over zelf doen of uitbesteden en met het financiële beleid voor de langere duur – in het licht van de aanstaande bezuinigingen van rijkswege geen overbodige luxe.
• De rekenkamercommissie beveelt aan dat MT/Directie, college en raad regelmatig worden geïnformeerd over de organisatiebrede gang van zaken rond de inhuur van derden, de kosten en de dekking ervan. De regelmaat en de mate van detail van de informatie moet zijn afgestemd op de bevoegdheden en de informatiebehoefte van de respectievelijke organen.

Informatievoorziening kaderstelling

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Mede op basis van de individuele tactische evaluaties zou jaarlijks een gemeentebrede strategische evaluatie moeten worden gehouden. Het is namelijk denkbaar dat elke afzonderlijke inhuur positief wordt beoordeeld, terwijl al deze ‘kleine oplossingen’ bij elkaar genomen een ongewenste uitkomst hebben. Bijvoorbeeld door hun kosten of doordat – alles bijeengenomen – bepaalde kennis of vaardigheden beter in de eigen organisatie aanwezig kunnen zijn. Dat betekent dat de strategische evaluatie verbanden legt met het personeelsbeleid op lange termijn, met strategische keuzes over zelf doen of uitbesteden en met het financiële beleid voor de langere duur – in het licht van de aanstaande bezuinigingen van rijkswege geen overbodige luxe.
• De rekenkamercommissie beveelt aan dat MT/Directie, college en raad regelmatig worden geïnformeerd over de organisatiebrede gang van zaken rond de inhuur van derden, de kosten en de dekking ervan. De regelmaat en de mate van detail van de informatie moet zijn afgestemd op de bevoegdheden en de informatiebehoefte van de respectievelijke organen.
• Wat betreft de informatie aan de raad meent de commissie dat deze de strategische hoofdlijnen moet bevatten en slechts bij hoge uitzondering over afzonderlijke gevallen van inhuur moet gaan.

Informatievoorziening controle

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek:

• Uit de dossiers rond de inhuur van derden dient te blijken dat de organisatie zich houdt aan de in het beleid neergelegde uitgangspunten, op een zodanige wijze dat een volledig beeld kan worden verkregen van het proces van inhuur en de toepassing van het beleid.
• De rekenkamercommissie beveelt aan dat MT/Directie, college en raad regelmatig worden geïnformeerd over de organisatiebrede gang van zaken rond de inhuur van derden, de kosten en de dekking ervan. De regelmaat en de mate van detail van de informatie moet zijn afgestemd op de bevoegdheden en de informatiebehoefte van de respectievelijke organen.
• Wat betreft de informatie aan de raad meent de commissie dat deze de strategische hoofdlijnen moet bevatten en slechts bij hoge uitzondering over afzonderlijke gevallen van inhuur moet gaan.

Organisatie externe inhuur

• Nunspeet, Oldebroek:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging in algemene zin van de procedure die bij inhuur dient te worden gevolgd.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Oldebroek:

• De gemeente dient de onwenselijke situatie van het buitenwerking stellen van de eigen inkoopregels ongedaan te maken. Òf door – binnen het wettelijk kader – de regels zo aan te passen dat ze wel werkbaar zijn òf door de feitelijke werk- wijze zo aan te passen dat ze overeenstemt met de eigen en landelijke regels.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Mede op basis van de individuele tactische evaluaties zou jaarlijks een gemeentebrede strategische evaluatie moeten worden gehouden. Het is namelijk denkbaar dat elke afzonderlijke inhuur positief wordt beoordeeld, terwijl al deze ‘kleine oplossingen’ bij elkaar genomen een ongewenste uitkomst hebben. Bijvoorbeeld door hun kosten of doordat – alles bijeengenomen – bepaalde kennis of vaardigheden beter in de eigen organisatie aanwezig kunnen zijn. Dat betekent dat de strategische evaluatie verbanden legt met het personeelsbeleid op lange termijn, met strategische keuzes over zelf doen of uitbesteden en met het financiële beleid voor de langere duur – in het licht van de aanstaande bezuinigingen van rijkswege geen overbodige luxe.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur wordt gemotiveerd waarom voor één van de aanbieders is gekozen en dat die motivering in het dossier wordt opgenomen.

• Elburg, Nunspeet:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging in algemene zin in welke situaties de inhuur van derden noodzakelijk is.
Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de noodzaak van inhuur wordt gemotiveerd en dat de motivering in het dossier wordt opgenomen.
Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de dekking van de kosten wordt aangegeven en dat die dekking in het dossier wordt opgenomen.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• De gemeente dient de norm voor openbare aanbesteding aan te passen aan de norm die daarvoor volgens de Europese richtlijnen geldt .

• Putten:

• De bepaling in het aanbestedingsbeleid van de voorkeurspositie van lokale bedrijven te schrappen.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Elburg, Oldebroek, Putten:

• De commissie geeft in overweging om na te gaan of het wenselijk is in het beleid op te nemen dat men zoveel mogelijk via raamovereenkomsten werkt en steeds nagaat of bij inhuur regionale samenwerking mogelijk en nuttig is. (Dat beleid zou wenselijk zijn wanneer uit de praktijk blijkt dat regionale inhuur en raamovereenkomsten voordelig zijn.)

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Uit de dossiers rond de inhuur van derden dient te blijken dat de organisatie zich houdt aan de in het beleid neergelegde uitgangspunten, op een zodanige wijze dat een volledig beeld kan worden verkregen van het proces van inhuur en de toepassing van het beleid.
• Bij externe inhuur dienen de daarmee beoogde doelstellingen zo precies mogelijk (SMART) te worden geformuleerd. Dat moet ook in de inhuurdossiers worden vastgelegd.

• Elburg, Nunspeet:

• De gemeente Elburg dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de noodzaak van inhuur wordt gemotiveerd en dat de motivering in het dossier wordt opgenomen.
Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur wordt gemotiveerd waarom voor één van de aanbieders is gekozen en dat die motivering in het dossier wordt opgenomen.
Vastlegging van de eis dat in concrete situaties van inhuur de dekking van de kosten wordt aangegeven en dat die dekking in het dossier wordt opgenomen.

• Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging van de stukken die in een inhuurdossier horen te zitten.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Elburg en Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Bij externe inhuur dienen de daarmee beoogde doelstellingen zo precies mogelijk (SMART) te worden geformuleerd. Dat moet ook in de inhuurdossiers worden vastgelegd.
• Verder moeten standaard beknopte, tactische evaluaties plaatsvinden tijdens en/of na afloop van elke afzonderlijke inhuur, maar zonder er een ‘papierwinkel’ van te maken.
• Mede op basis van de individuele tactische evaluaties zou jaarlijks een gemeentebrede strategische evaluatie moeten worden gehouden. Het is namelijk denkbaar dat elke afzonderlijke inhuur positief wordt beoordeeld, terwijl al deze ‘kleine oplossingen’ bij elkaar genomen een ongewenste uitkomst hebben. Bijvoorbeeld door hun kosten of doordat – alles bijeengenomen – bepaalde kennis of vaardigheden beter in de eigen organisatie aanwezig kunnen zijn. Dat betekent dat de strategische evaluatie verbanden legt met het personeelsbeleid op lange termijn, met strategische keuzes over zelf doen of uitbesteden en met het financiële beleid voor de langere duur – in het licht van de aanstaande bezuinigingen van rijkswege geen overbodige luxe.

• Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• De gemeente dient het beleid rond de inhuur van derden op de volgende punten aan te vullen:

Vastlegging in algemene zin dat bij inhuur tijdens en/of na afloop van de inhuur evaluatie intern en extern dient plaats te vinden.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Bij externe inhuur dienen de daarmee beoogde doelstellingen zo precies mogelijk (SMART) te worden geformuleerd. Dat moet ook in de inhuurdossiers worden vastgelegd.
• Verder moeten standaard beknopte, tactische evaluaties plaatsvinden tijdens en/of na afloop van elke afzonderlijke inhuur, maar zonder er een ‘papierwinkel’ van te maken.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Ontwikkel een systeem van strategische personeelsplanning (SPP).
• Houd hierbij rekening met de ‘fitheid van de organisatie’, zoals:

• professionaliteit en vakmanschap (gevraagde competenties en vaardigheden);
• vitaliteit (sfeer en werkplezier);
• werkgeverschap en ondernemerschap (ruimte voor creativiteit).

• Maak hierbij een verbinding met strategische keuzes, zoals:

• aard en omvang van de ambities van de gemeenteraad en het college van
  burgemeester en wethouders;
• visie op in eigen regie uitvoering geven aan taken en/of uitbesteding van taken van professionele partijen;
• samenwerking met andere gemeenten bij de uitvoering van (bovenlokale) taken.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• Sluit aan bij de definities van het A+O fonds Gemeenten.
• Sluit in het belang van de mogelijkheid vergelijkingen te trekken met andere gemeenten, aan bij de definities die het A+O fonds Gemeenten hanteert en lever deze gegevens aan ten behoeve van de volgende personeelsmonitor.

Evaluatie/onderzoek

• Verzamel en analyseer informatie over de relevante interne en externe factoren over de arbeidsmarkt zoals:

• het aantrekken van jongeren en het behouden van jongere medewerkers;
• het treffen van maatregelen voor duurzame inzetbaarheid van oudere
  medewerkers;
• het besteden van aandacht aan te hoge werkdruk, bijvoorbeeld middels RI&E1 en
  PSA2;
• de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers;
• de ontwikkeling van het ziekteverzuim.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Lever informatie aan de gemeenteraad als onderdeel van de planning-en- controlcyclus, zodat invulling gegeven kan worden aan de kaderstellende en controlerende rol.
• Stem in overleg met de raad de invulling van de informatiebehoefte af.

Informatievoorziening controle

• Verbeter de verantwoording aan de gemeenteraad en de Ondernemingsraad.
• Lever informatie aan de gemeenteraad als onderdeel van de planning-en- controlcyclus, zodat invulling gegeven kan worden aan de kaderstellende en controlerende rol.
• Stem in overleg met de raad de invulling van de informatiebehoefte af.
• Voeg een paragraaf Externe inhuur toe aan het sociaal jaarverslag, zodat de Ondernemingsraad inzicht krijgt in de afwegingen van het bestuur en het management wanneer wordt overgegaan tot externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Ontwikkel een systeem van strategische personeelsplanning (SPP).
• Vertaal de bestuurlijke ambities in een kwantitatieve en kwalitatieve personeelsplanning voor de komende jaren.
• Verzamel en analyseer informatie over de relevante interne en externe factoren over de arbeidsmarkt zoals:

• het aantrekken van jongeren en het behouden van jongere medewerkers;
• het treffen van maatregelen voor duurzame inzetbaarheid van oudere
  medewerkers;
• het besteden van aandacht aan te hoge werkdruk, bijvoorbeeld middels RI&E1 en
  PSA2;
• de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers;
• de ontwikkeling van het ziekteverzuim.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De administratie van de ontwikkelingen in de formatie en de externe inhuur kan bij enkele diensten worden verbeterd, zodanig dat het mogelijk is om jaarlijks een concernbreed overzicht te presenteren. De ontwikkelingen kunnen dan beter worden bijgehouden en er kan worden gestuurd op de uitgaven voor externe inhuur. Ook kan worden gekeken of het personeelsinformatiesysteem hiervoor voldoende geschikt is.
• Overwogen kan worden of de gemeentelijke diensten op dezelfde wijze zouden moeten omgaan met de inhuur van externen, zodat er ook een concernbrede beoordeling kan plaatsvinden van de jaarlijkse uitgaven aan de inhuur van extern personeel.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De administratie van de ontwikkelingen in de formatie en de externe inhuur kan bij enkele diensten worden verbeterd, zodanig dat het mogelijk is om jaarlijks een concernbreed overzicht te presenteren. De ontwikkelingen kunnen dan beter worden bijgehouden en er kan worden gestuurd op de uitgaven voor externe inhuur. Ook kan worden gekeken of het personeelsinformatiesysteem hiervoor voldoende geschikt is.
• Overwogen kan worden of de gemeentelijke diensten op dezelfde wijze zouden moeten omgaan met de inhuur van externen, zodat er ook een concernbrede beoordeling kan plaatsvinden van de jaarlijkse uitgaven aan de inhuur van extern personeel.

Organisatie externe inhuur

• Overwogen kan worden of de gemeentelijke diensten op dezelfde wijze zouden moeten omgaan met de inhuur van externen, zodat er ook een concernbrede beoordeling kan plaatsvinden van de jaarlijkse uitgaven aan de inhuur van extern personeel.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Overwogen kan worden of de gemeentelijke diensten op dezelfde wijze zouden moeten omgaan met de inhuur van externen, zodat er ook een concernbrede beoordeling kan plaatsvinden van de jaarlijkse uitgaven aan de inhuur van extern personeel.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De administratie van de ontwikkelingen in de formatie en de externe inhuur kan bij enkele diensten worden verbeterd, zodanig dat het mogelijk is om jaarlijks een concernbreed overzicht te presenteren. De ontwikkelingen kunnen dan beter worden bijgehouden en er kan worden gestuurd op de uitgaven voor externe inhuur. Ook kan worden gekeken of het personeelsinformatiesysteem hiervoor voldoende geschikt is.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De administratie van de ontwikkelingen in de formatie en de externe inhuur kan bij enkele diensten worden verbeterd, zodanig dat het mogelijk is om jaarlijks een concernbreed overzicht te presenteren. De ontwikkelingen kunnen dan beter worden bijgehouden en er kan worden gestuurd op de uitgaven voor externe inhuur. Ook kan worden gekeken of het personeelsinformatiesysteem hiervoor voldoende geschikt is.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting te ontwikkelen in het nieuwe Strategisch Personeelsbeleid.
• De RKC beveelt aan het college opdracht te geven de streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur.
• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De RKC beveelt aan het college opdracht te geven de streefwaarde in de begroting te baseren op de personeelsbegroting die een onderverdeling kent naar afdelingen en naar externe inhuur.
• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om in de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting te ontwikkelen in het nieuwe Strategisch Personeelsbeleid.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De RKC beveelt aan het college opdracht te geven in de HR-rapportages de (substantiële) wijzigingen in de personeelsbegroting op centraal en afdelingsniveau te laten toelichten. Daarbij moet eventuele dekking uit materieel budget altijd worden toegelicht.
• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om in de begroting en het jaarverslag de raad te informeren over de ontwikkeling van de financiële omvang van de externe inhuur en daarbij in het jaarverslag een toelichting te geven op die ontwikkeling.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven op korte termijn een visie op externe inhuur als onderdeel van de flexibele schil van de personele bezetting te ontwikkelen in het nieuwe Strategisch Personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De RKC beveelt aan om het college opdracht te geven om het beleid met betrekking tot externe inhuur minimaal eens per vier jaar expliciet te agenderen aan de hand van een evaluatie van de doeltreffendheid en de doelmatigheid van dit beleid.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Neem als college de raad mee in hoe de organisatieontwikkeling (inclusief externe inhuur) zich verhoudt tot de doelstellingen van de organisatie.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Ga als college en raad in gesprek over de verantwoordelijkheidsverdeling op het terrein van organisatieontwikkeling en externe inhuur en maak hier expliciete afspraken over.

Kaderstellende rol

• Ga als college en raad in gesprek over de verantwoordelijkheidsverdeling op het terrein van organisatieontwikkeling en externe inhuur en maak hier expliciete afspraken over.

Controlerende rol

• Ga als college en raad in gesprek over de verantwoordelijkheidsverdeling op het terrein van organisatieontwikkeling en externe inhuur en maak hier expliciete afspraken over.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Neem als college de raad mee in hoe de organisatieontwikkeling (inclusief externe inhuur) zich verhoudt tot de doelstellingen van de organisatie.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Stel richtlijnen op voor de dossiervorming rond inhuur die aansluiten op de kaders van het inkoopbeleid en mandatering en die het college in staat stelt om de rechtmatigheid van de inhuur aan te tonen.
• Maak aan het college kenbaar over welke aspecten – zoals omvang, motief en aard – van inhuur u geïnformeerd wilt worden en welke definitie van inhuur daartoe gebruikt dient te worden, en leg dit vast in de Financiële verordening.

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Evalueer, gezien de omvang van de budgetten die er mee gepaard gaan, externe inhuur regelmatig en/of houdt het tegen het licht in het kader van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, bijvoorbeeld eens in de drie à vier jaar.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Maak aan het college kenbaar over welke aspecten – zoals omvang, motief en aard – van inhuur u geïnformeerd wilt worden en welke definitie van inhuur daartoe gebruikt dient te worden, en leg dit vast in de Financiële verordening.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Stel richtlijnen op voor de dossiervorming rond inhuur die aansluiten op de kaders van het inkoopbeleid en mandatering en die het college in staat stelt om de rechtmatigheid van de inhuur aan te tonen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Positioneer externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Raamcontracten waarbij op voorhand verwacht mag worden dat ze het drempelbedrag van 30.000 euro overschrijden, moeten volgens de eigen inkoopregels worden aanbesteed.

Communicatie

• Neem in overweging om op managementniveau, bijvoorbeeld in een overleg van teamhoofden, directeur Bedrijfsvoering en gemeentesecretaris, met enige regelmaat kennis en expertise uit te wisselen ten aanzien van externe inhuur.

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Actualiseer bestaande raamcontracten en neem daarin duidelijke richtlijnen op over de looptijd en (maximum) bedrag.
• Overweeg om in inhuurcontracten altijd een maximumbedrag op te (laten) nemen dat correspondeert met het drempelbedrag uit de eigen inkoopregels bij de gehanteerde aanbestedingswijze, zodat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer duidelijkheid hebben over de budgettaire kaders en naleving van de inkoopregels eenvoudiger te toetsen is bij interne controle.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Stel richtlijnen op voor de dossiervorming rond inhuur die aansluiten op de kaders van het inkoopbeleid en mandatering en die het college in staat stelt om de rechtmatigheid van de inhuur aan te tonen.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Evalueer, gezien de omvang van de budgetten die er mee gepaard gaan, externe inhuur regelmatig en/of houdt het tegen het licht in het kader van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, bijvoorbeeld eens in de drie à vier jaar.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Evalueer, gezien de omvang van de budgetten die er mee gepaard gaan, externe inhuur regelmatig en/of houdt het tegen het licht in het kader van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, bijvoorbeeld eens in de drie à vier jaar.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-Evalueer, gezien de omvang van de budgetten die er mee gepaard gaan, externe inhuur regelmatig en/of houdt het tegen het licht in het kader van de onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid, bijvoorbeeld eens in de drie à vier jaar.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Maak een duidelijk plan hoe de externe inhuurlasten kunnen worden teruggebracht naar een realistisch structureel niveau, voorzien van een deadline waarbinnen deze doelstelling kan worden gerealiseerd en instrumenten die hieraan bijdragen.
• Breng bij voorstellen over ambities of het voorzieningenniveau ook de gevolgen voor de personele budgetten (inclusief externe inhuur) structureel in beeld.

Budget

• Breng bij voorstellen over ambities of het voorzieningenniveau ook de gevolgen voor de personele budgetten (inclusief externe inhuur) structureel in beeld.

Begroting/Jaarverslag

• Zorg voor een meer realistische begroting van de inhuurlasten zodat een beter oordeel kan worden gevormd over de feitelijke inhuurlasten.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Zorg voor een meer realistische begroting van de inhuurlasten zodat een beter oordeel kan worden gevormd over de feitelijke inhuurlasten.
• Breng bij voorstellen over ambities of het voorzieningenniveau ook de gevolgen voor de personele budgetten (inclusief externe inhuur) structureel in beeld.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

• Zorg voor een meer realistische begroting van de inhuurlasten zodat een beter oordeel kan worden gevormd over de feitelijke inhuurlasten.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Onderzoek of er meer mogelijkheden zijn om personeel structureel of tijdelijk bij pieken of dalen te kunnen aantrekken buiten de eigen gemeentelijke organisatie.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Vraag het college om periodiek informatie te verschaffen over de doelstelling, de totale lasten en de samenstelling van externe inhuur.
• Vraag het college om één jaar na de behandeling van deze quick scan inzicht te geven in de implementatie van de aanbevelingen.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Vraag het college om periodiek informatie te verschaffen over de doelstelling, de totale lasten en de samenstelling van externe inhuur.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• Geef teammanagers meer inzicht bij het beoordelen van de tarieven van het aanbod van kandidaten vanuit de inhuurdesk.

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Maak een duidelijk plan hoe de externe inhuurlasten kunnen worden teruggebracht naar een realistisch structureel niveau, voorzien van een deadline waarbinnen deze doelstelling kan worden gerealiseerd en instrumenten die hieraan bijdragen.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• College voorkom het risico van onrechtmatigheid door een extra toets in te bouwen bij het verlengen van een contract.

Beleid(sdoelen)

• De rekenkamercommissie geeft het College ter overweging een besturingsfilosofie te ontwikkelen waarbij nadrukkelijk in wordt gegaan op het stimuleren van veranderings- en aanpassingsvermogen en verantwoordelijkheden die laag in de organisatie gelegd worden.
• College probeer het strategische personeelsbeleid te operationaliseren waarbij nadrukkelijk de organisatie wordt betrokken bij de implementatie. Maak de directeuren eigenaar van de verschillende deelprojecten.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De rekenkamercommissie geeft het College ter overweging een besturingsfilosofie te ontwikkelen waarbij nadrukkelijk in wordt gegaan op het stimuleren van veranderings- en aanpassingsvermogen en verantwoordelijkheden die laag in de organisatie gelegd worden.
• College probeer het strategische personeelsbeleid te operationaliseren waarbij nadrukkelijk de organisatie wordt betrokken bij de implementatie. Maak de directeuren eigenaar van de verschillende deelprojecten.
• College ontwikkel een normatief capaciteitsmodel dat nadrukkelijk rekening houdt met competenties op basis waarvan afdelingen de personeelsplanning kunnen inrichten en waarbij rekening wordt gehouden met pieken en dalen met betrekking tot projecten. Ontwikkel hiervoor een format voor een afdelingsplan.
• College wees terughoudend met het omzetten van flexibele capaciteit in vaste capaciteit, de toekomst is ongewis en een ruimte flexibele schil is te prefereren boven een uitgebreide vaste kern.

Kaderstellende rol

• Raad geef het college opdracht om een integrale analyse op te stellen met betrekking tot de meerjarige financiële ontwikkeling waarbij nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de omgevingsontwikkelingen en de ambities van de raad. Op basis van deze integrale analyse wordt de raad aanbevolen een prioriteitendiscussie te voeren.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Raad geef het college opdracht om een integrale analyse op te stellen met betrekking tot de meerjarige financiële ontwikkeling waarbij nadrukkelijk rekening wordt gehouden met de omgevingsontwikkelingen en de ambities van de raad. Op basis van deze integrale analyse wordt de raad aanbevolen een prioriteitendiscussie te voeren.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Uit het onderzoek is gebleken dat nog onvoldoende duidelijk is wat de impact van de bezuinigingen is, het beschikbaar stellen van krimpgelden heeft het urgentiebesef niet versterkt. Bezuinigingsvoorstellen zijn vooralsnog voor kennisgeving aangenomen.

Organisatie externe inhuur

• De rekenkamercommissie geeft het College ter overweging een besturingsfilosofie te ontwikkelen waarbij nadrukkelijk in wordt gegaan op het stimuleren van veranderings- en aanpassingsvermogen en verantwoordelijkheden die laag in de organisatie gelegd worden.
• College probeer het strategische personeelsbeleid te operationaliseren waarbij nadrukkelijk de organisatie wordt betrokken bij de implementatie. Maak de directeuren eigenaar van de verschillende deelprojecten.
• College ontwikkel een normatief capaciteitsmodel dat nadrukkelijk rekening houdt met competenties op basis waarvan afdelingen de personeelsplanning kunnen inrichten en waarbij rekening wordt gehouden met pieken en dalen met betrekking tot projecten. Ontwikkel hiervoor een format voor een afdelingsplan.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• College ontwikkel een normatief capaciteitsmodel dat nadrukkelijk rekening houdt met competenties op basis waarvan afdelingen de personeelsplanning kunnen inrichten en waarbij rekening wordt gehouden met pieken en dalen met betrekking tot projecten. Ontwikkel hiervoor een format voor een afdelingsplan.
• College wees terughoudend met het omzetten van flexibele capaciteit in vaste capaciteit, de toekomst is ongewis en een ruimte flexibele schil is te prefereren boven een uitgebreide vaste kern.

Uitvoering Externe Inhuur

• College ontwikkel een methode om kennis in de organisatie te borgen.
• College ontwikkel met collega gemeenten een plan om kennis en competenties van ambtelijk personeel efficiënt uit te wisselen.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Raad geef het college opdracht om een checklist op te stellen voor de samenstelling van de dossiers van de ingehuurde externen, neem daarin ook de evaluatieformulieren mee en laat P&O regelmatig een toets uitvoeren.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Raad geef het college opdracht om een checklist op te stellen voor de samenstelling van de dossiers van de ingehuurde externen, neem daarin ook de evaluatieformulieren mee en laat P&O regelmatig een toets uitvoeren.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Stel een beleidsvisie of doelstellingen op met betrekking tot inhuur derden. Dit kan betrekking hebben op de keuze de vaste formatie van de gemeente structureel klein te houden en pieken op te vangen met inhuur van derden. Dit kan ook een maximum zijn dat aan de omvang van inhuur derden wordt gesteld in relatie tot de vaste salariskosten. Een beleidsvisie, doelstelling of uitgangspuntennotitie is behulpzaam bij het maken van de afweging een derde in te huren en nodig om te bepalen in welke mate de uitvoering door de gemeente voldoet.
• Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid een duidelijke verwijzing op naar de te volgen procedures. Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid procedures op specifiek voor de inhuur van derden, of verwijs in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid naar een andere notitie waarin die procedure wordt uitgewerkt, en omgekeerd. Dit zorgt voor duidelijkheid bij medewerkers over de mate waarin het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid ook van toepassing is op de inhuur van de categorie ‘werkzaamheden’.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Rapporteer aan de raad over de omvang en reden van inhuur. De huidige rapportages over ‘werkzaamheden’ kunnen worden uitgebreid met informatie over de inhuur van ‘opdrachten’. Relateer de uitgaven aan het beleid in de gemeente. Het meenemen van de inhuur voor ‘opdrachten’ is van belang omdat de keuzes op dit vlak ook verband houden met de uitgaven voor vast personeel en inhuur voor ‘werkzaamheden’.

Sturende rol college

• Bespreek periodiek de gang van zaken rondom inhuur derden in het managementteam, het college en de gemeenteraad. Integrale bespreking van de knelpunten in het managementteam kan mogelijk een deur openen naar oplossingen voor knelpunten door andere sectoren. Door bespreking in het college van burgemeester en wethouders kunnen bijvoorbeeld de gevolgen van politieke keuzes voor de uitgaven voor derden bespreekbaar gemaakt worden, zodat ook op dit niveau een integrale afweging gemaakt kan worden.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Breid het bestaande inzicht in ‘inhuur derden’ verder uit. Zorg ervoor dat ook tussentijds inzicht in de uitgaven ‘werkzaamheden’ gaat ontstaan, rapporteer ook over de bij de inhuur ‘werkzaamheden’ behorende formatieomvang en hoe deze zich verhoudt tot de ontstane vacatureruimte binnen de gemeente. Zorg ook voor inzicht in de redenen en kosten voor de inhuur voor ‘opdrachten’. Met een beter inzicht kan vastgesteld worden of doelstellingen gerealiseerd zijn of kan een bepaald patroon in de uitgaven ontdekt worden.

Informatievoorziening kaderstelling

• Bespreek periodiek de gang van zaken rondom inhuur derden in het managementteam, het college en de gemeenteraad. Integrale bespreking van de knelpunten in het managementteam kan mogelijk een deur openen naar oplossingen voor knelpunten door andere sectoren. Door bespreking in het college van burgemeester en wethouders kunnen bijvoorbeeld de gevolgen van politieke keuzes voor de uitgaven voor derden bespreekbaar gemaakt worden, zodat ook op dit niveau een integrale afweging gemaakt kan worden.

Informatievoorziening controle

• Rapporteer aan de raad over de omvang en reden van inhuur. De huidige rapportages over ‘werkzaamheden’ kunnen worden uitgebreid met informatie over de inhuur van ‘opdrachten’. Relateer de uitgaven aan het beleid in de gemeente. Het meenemen van de inhuur voor ‘opdrachten’ is van belang omdat de keuzes op dit vlak ook verband houden met de uitgaven voor vast personeel en inhuur voor ‘werkzaamheden’.
• Breid het bestaande inzicht in ‘inhuur derden’ verder uit. Zorg ervoor dat ook tussentijds inzicht in de uitgaven ‘werkzaamheden’ gaat ontstaan, rapporteer ook over de bij de inhuur ‘werkzaamheden’ behorende formatieomvang en hoe deze zich verhoudt tot de ontstane vacatureruimte binnen de gemeente. Zorg ook voor inzicht in de redenen en kosten voor de inhuur voor ‘opdrachten’. Met een beter inzicht kan vastgesteld worden of doelstellingen gerealiseerd zijn of kan een bepaald patroon in de uitgaven ontdekt worden.
• Bespreek periodiek de gang van zaken rondom inhuur derden in het managementteam, het college en de gemeenteraad. Integrale bespreking van de knelpunten in het managementteam kan mogelijk een deur openen naar oplossingen voor knelpunten door andere sectoren. Door bespreking in het college van burgemeester en wethouders kunnen bijvoorbeeld de gevolgen van politieke keuzes voor de uitgaven voor derden bespreekbaar gemaakt worden, zodat ook op dit niveau een integrale afweging gemaakt kan worden.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Rapporteer aan de raad over de omvang en reden van inhuur. De huidige rapportages over ‘werkzaamheden’ kunnen worden uitgebreid met informatie over de inhuur van ‘opdrachten’. Relateer de uitgaven aan het beleid in de gemeente. Het meenemen van de inhuur voor ‘opdrachten’ is van belang omdat de keuzes op dit vlak ook verband houden met de uitgaven voor vast personeel en inhuur voor ‘werkzaamheden’.
• Stel een beleidsvisie of doelstellingen op met betrekking tot inhuur derden. Dit kan betrekking hebben op de keuze de vaste formatie van de gemeente structureel klein te houden en pieken op te vangen met inhuur van derden. Dit kan ook een maximum zijn dat aan de omvang van inhuur derden wordt gesteld in relatie tot de vaste salariskosten. Een beleidsvisie, doelstelling of uitgangspuntennotitie is behulpzaam bij het maken van de afweging een derde in te huren en nodig om te bepalen in welke mate de uitvoering door de gemeente voldoet.

Protocol/werkinstructies

• Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid een duidelijke verwijzing op naar de te volgen procedures. Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid procedures op specifiek voor de inhuur van derden, of verwijs in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid naar een andere notitie waarin die procedure wordt uitgewerkt, en omgekeerd. Dit zorgt voor duidelijkheid bij medewerkers over de mate waarin het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid ook van toepassing is op de inhuur van de categorie ‘werkzaamheden’.
• Draag er zorg voor dat, met name bij ‘werkzaamheden’, de inhuur vaker conform de vastgestelde richtlijnen gaat verlopen. Het onderzoeken van de mogelijkheden om ook voor niet standaard werkzaamheden een raamcontract af te sluiten, eventueel samen met andere gemeenten, kan hierbij behulpzaam zijn. Ook het benadrukken dat de inhuur van ‘werkzaamheden’ onder de regels van het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid valt en de inkoopcoördinator op dit punt de organisatie te laten ondersteunen kan hierbij helpen.
• Zorg voor borging van de kennis, ervaring en/of het product van de ‘derde’ in de organisatie. Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid (of de specifieke richtlijnen voor inhuur ‘werkzaamheden’) richtlijnen op voor evaluatie en borging . Verbind de ingehuurde ‘derde’ aan deze richtlijnen door in het contract met de ‘derde’ hiervoor een bij de opdracht passende bepaling op te nemen.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Stel een beleidsvisie of doelstellingen op met betrekking tot inhuur derden. Dit kan betrekking hebben op de keuze de vaste formatie van de gemeente structureel klein te houden en pieken op te vangen met inhuur van derden. Dit kan ook een maximum zijn dat aan de omvang van inhuur derden wordt gesteld in relatie tot de vaste salariskosten. Een beleidsvisie, doelstelling of uitgangspuntennotitie is behulpzaam bij het maken van de afweging een derde in te huren en nodig om te bepalen in welke mate de uitvoering door de gemeente voldoet.
• Draag er zorg voor dat, met name bij ‘werkzaamheden’, de inhuur vaker conform de vastgestelde richtlijnen gaat verlopen. Het onderzoeken van de mogelijkheden om ook voor niet standaard werkzaamheden een raamcontract af te sluiten, eventueel samen met andere gemeenten, kan hierbij behulpzaam zijn. Ook het benadrukken dat de inhuur van ‘werkzaamheden’ onder de regels van het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid valt en de inkoopcoördinator op dit punt de organisatie te laten ondersteunen kan hierbij helpen.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Zorg voor borging van de kennis, ervaring en/of het product van de ‘derde’ in de organisatie. Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid (of de specifieke richtlijnen voor inhuur ‘werkzaamheden’) richtlijnen op voor evaluatie en borging . Verbind de ingehuurde ‘derde’ aan deze richtlijnen door in het contract met de ‘derde’ hiervoor een bij de opdracht passende bepaling op te nemen.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Zorg voor borging van de kennis, ervaring en/of het product van de ‘derde’ in de organisatie. Neem in het inkoop‐ en aanbestedingsbeleid (of de specifieke richtlijnen voor inhuur ‘werkzaamheden’) richtlijnen op voor evaluatie en borging . Verbind de ingehuurde ‘derde’ aan deze richtlijnen door in het contract met de ‘derde’ hiervoor een bij de opdracht passende bepaling op te nemen.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Breid het bestaande inzicht in ‘inhuur derden’ verder uit. Zorg ervoor dat ook tussentijds inzicht in de uitgaven ‘werkzaamheden’ gaat ontstaan, rapporteer ook over de bij de inhuur ‘werkzaamheden’ behorende formatieomvang en hoe deze zich verhoudt tot de ontstane vacatureruimte binnen de gemeente. Zorg ook voor inzicht in de redenen en kosten voor de inhuur voor ‘opdrachten’. Met een beter inzicht kan vastgesteld worden of doelstellingen gerealiseerd zijn of kan een bepaald patroon in de uitgaven ontdekt worden.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Breid het bestaande inzicht in ‘inhuur derden’ verder uit. Zorg ervoor dat ook tussentijds inzicht in de uitgaven ‘werkzaamheden’ gaat ontstaan, rapporteer ook over de bij de inhuur ‘werkzaamheden’ behorende formatieomvang en hoe deze zich verhoudt tot de ontstane vacatureruimte binnen de gemeente. Zorg ook voor inzicht in de redenen en kosten voor de inhuur voor ‘opdrachten’. Met een beter inzicht kan vastgesteld worden of doelstellingen gerealiseerd zijn of kan een bepaald patroon in de uitgaven ontdekt worden.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Aanbeveling beleidskader: Beschikking inhuur derden actualiseren aan de hand van het normenkader van de Rkc en als kaderstellende beleidsdocument laten vaststellen door de Raad.
• De Rkc beveelt tevens aan in het kaderstellend beleidsdocument aandacht te besteden aan de (Europese) regels voor aanbesteding.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Aanbeveling beleidskader: Beschikking inhuur derden actualiseren aan de hand van het normenkader van de Rkc en als kaderstellende beleidsdocument laten vaststellen door de Raad.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Aanbeveling informatievoorziening: maak ten behoeve van de Raad duidelijk onderscheid tussen de verschillende soorten inhuur.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• In de jaarrekening 2009 is geen inzicht gegeven in de omvang van de inhuur in termen van kosten en aantallen fte ́s. Met ingang van 2010 wordt dit wel gedaan, hetgeen een aanzienlijke verbetering is in de verantwoording aan de Raad.
• Besteed meer aandacht aan noodzaak, omvang en tarieven inzake de externe inhuur voor het grondbeleid.

Protocol/werkinstructies

• Aanbeveling beleidskader: Beschikking inhuur derden actualiseren aan de hand van het normenkader van de Rkc en als kaderstellende beleidsdocument laten vaststellen door de Raad.
• Aanbeveling inhuurproces: vergroot de discipline bij de dossiervorming, hanteer eigen voorwaarden en zorg voor een adequate evaluatie van externe inhuur.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Conclusie inhuurproces: het door de rekenkamercommissie opgestelde normenkader wordt op een aantal onderdelen wel gevolgd, maar op een aantal onderdelen niet. Hierdoor is de gemeente niet voortdurend in control bij het volledige externe inhuurproces.

Besluit tot externe inhuur

• Besteed meer aandacht aan noodzaak, omvang en tarieven inzake de externe inhuur voor het grondbeleid.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• De Rkc beveelt tevens aan in het kaderstellend beleidsdocument aandacht te besteden aan de (Europese) regels voor aanbesteding.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Aanbeveling inhuurproces: vergroot de discipline bij de dossiervorming, hanteer eigen voorwaarden en zorg voor een adequate evaluatie van externe inhuur.

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• Besteed meer aandacht aan noodzaak, omvang en tarieven inzake de externe inhuur voor het grondbeleid.

Dossiervorming/contractregistratie

Aanbeveling inhuurproces: vergroot de discipline bij de dossiervorming, hanteer eigen voorwaarden en zorg voor een adequate evaluatie van externe inhuur.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Aanbeveling inhuurproces: vergroot de discipline bij de dossiervorming, hanteer eigen voorwaarden en zorg voor een adequate evaluatie van externe inhuur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Stel een strategisch personeelsbeleid op met een visie op de gemeentelijke organisatie. Stel dit beleid vast en informeer de raad hierover. Maak externe inhuur een onderdeel in dit personeelsbeleid en stel daarin uitgangspunten vast. Dit beleid kan als kader dienen voor de afwegingen in het gesprek tussen college en de ambtelijke organisatie over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden.

Budget

• Kijk naar het gebruik van de budgetten voor salariskosten personeel en externe inhuur als elkaar aanvullende middelen en leg deze werkwijze vast. Op deze manier krijgen het college en de ambtelijke organisatie de ruimte in de uitvoering en kan de raad zijn controlerende rol vervullen.

Begroting/Jaarverslag

• Herijk de begroting voor personeel op de verdeling tussen inhuur en vaste personeelslasten. Geef sturing aan de realisatie van de begroting op dit onderdeel meer vorm, of spreek af dat er sprake is van één budget.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Geef als raad het college opdracht om strategisch personeelsbeleid vast te stellen. Dit strategische personeelsbeleid kan daarmee onderdeel worden van het gesprek tussen raad en college. Desgewenst kan de gemeenteraad hier dan het debat over voeren.
• Stel een strategisch personeelsbeleid op met een visie op de gemeentelijke organisatie. Stel dit beleid vast en informeer de raad hierover. Maak externe inhuur een onderdeel in dit personeelsbeleid en stel daarin uitgangspunten vast. Dit beleid kan als kader dienen voor de afwegingen in het gesprek tussen college en de ambtelijke organisatie over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden.
• Herijk de begroting voor personeel op de verdeling tussen inhuur en vaste personeelslasten. Geef sturing aan de realisatie van de begroting op dit onderdeel meer vorm, of spreek af dat er sprake is van één budget.
• Zet het gesprek tussen de organisatie en het college over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden in de uitvoering verder voort.

Kaderstellende rol

• Voer als raad het gesprek over wat voor gemeente je wil zijn. Besteed daarbij aandacht aan de verhouding tussen bestuurlijke ambities, capaciteit in de organisatie en daarbij behorende middelen. Dit gesprek kan goed worden vormgegeven aan de hand van de ambities voor de nieuwe bestuursperiode bij de eerstvolgende begroting.
• Geef als raad het college opdracht om strategisch personeelsbeleid vast te stellen. Dit strategische personeelsbeleid kan daarmee onderdeel worden van het gesprek tussen raad en college. Desgewenst kan de gemeenteraad hier dan het debat over voeren.

Controlerende rol

• Kijk naar het gebruik van de budgetten voor salariskosten personeel en externe inhuur als elkaar aanvullende middelen en leg deze werkwijze vast. Op deze manier krijgen het college en de ambtelijke organisatie de ruimte in de uitvoering en kan de raad zijn controlerende rol vervullen.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Leg uitvoeriger verantwoording af aan de raad over de opgaven van het personeelsbeleid van Nissewaard, bijvoorbeeld met een periodieke themabijeenkomst.

Organisatie externe inhuur

• Kijk naar het gebruik van de budgetten voor salariskosten personeel en externe inhuur als elkaar aanvullende middelen en leg deze werkwijze vast. Op deze manier krijgen het college en de ambtelijke organisatie de ruimte in de uitvoering en kan de raad zijn controlerende rol vervullen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Geef als raad het college opdracht om strategisch personeelsbeleid vast te stellen. Dit strategische personeelsbeleid kan daarmee onderdeel worden van het gesprek tussen raad en college. Desgewenst kan de gemeenteraad hier dan het debat over voeren.
• Stel een strategisch personeelsbeleid op met een visie op de gemeentelijke organisatie. Stel dit beleid vast en informeer de raad hierover. Maak externe inhuur een onderdeel in dit personeelsbeleid en stel daarin uitgangspunten vast. Dit beleid kan als kader dienen voor de afwegingen in het gesprek tussen college en de ambtelijke organisatie over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden.
• Zet het gesprek tussen de organisatie en het college over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden in de uitvoering verder voort.

Uitvoering Externe Inhuur

• Zet het gesprek tussen de organisatie en het college over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden in de uitvoering verder voort.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Vraag boven de norm van enkelvoudige onderhandse aanbesteding altijd meer dan één offerte. Tijdsinvestering in concurrentiestelling bij de start verdient zich in het uitvoeringstraject terug. Naast een prijs/kwaliteit vergelijking geeft het opvragen van meerdere offertes input om tot een scherpe(re) opdrachtformulering te komen. Het voorkomt ook het risico van juridische procedures over de toepassing van de aanbestedingsregels.
• Leg via de inkoopadviesfunctie prioriteit bij het voldoen aan de basisvoorwaarden van externe inhuur door gedurende een langere periode halfjaarlijks gericht in beeld te brengen in hoeverre de verschillende organisatieonderdelen voldoen aan de “inhuurregels” ten einde te kunnen beoordelen of verbeteringen optreden.

Beleid(sdoelen)

• Laat de inhuurregels nadrukkelijker aansluiten op de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Budget

• Maak met het college van burgemeester en wethouders afspraken over wijze waarop en de frequentie waarmee de gemeenteraad wordt geïnformeerd over zowel budgetontwikkeling als de realisatie van het inhuurbeleid.

Begroting/Jaarverslag

• Stel via de programmabegroting nadrukkelijker inhuurkaders, zowel inhoudelijk (“wat moet het beleid opleveren”?) als budgettair (“wat mag het kosten”?). Dit is extra van belang nu de raad in de programmabegroting 2011 heeft aangegeven een besparing op inhuur te willen realiseren met een omvang van bijna 50% (“wat mag het minder kosten en wat willen wij dientengevolge minder bereiken?”).

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Versterk de sturing en het toezicht door met het management te bespreken op welke wijze controle wordt uitgeoefend op de wijze waarop de externe inhuur binnen de organisatie plaats vindt.
• Registreer inhuur van extern personeel in de financiële administratie niet alleen per afdeling, maar ook per inhuurcategorie aan de hand van een begrippenkader. De informatiewaarde en de transparantie en daarmee de mogelijkheid tot sturing, nemen daardoor verder toe.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• Verzamel periodiek kwalitatieve en kwantitatieve informatie. Dit is zeer relevant voor het sturen op beleidsrealisatie en het verder optimaliseren van het inhuurproces.

Evaluatie/onderzoek

• Verzamel periodiek kwalitatieve en kwantitatieve informatie. Dit is zeer relevant voor het sturen op beleidsrealisatie en het verder optimaliseren van het inhuurproces.
• Leg via de inkoopadviesfunctie prioriteit bij het voldoen aan de basisvoorwaarden van externe inhuur door gedurende een langere periode halfjaarlijks gericht in beeld te brengen in hoeverre de verschillende organisatieonderdelen voldoen aan de “inhuurregels” ten einde te kunnen beoordelen of verbeteringen optreden.

Informatievoorziening sturing

• Verzamel periodiek kwalitatieve en kwantitatieve informatie. Dit is zeer relevant voor het sturen op beleidsrealisatie en het verder optimaliseren van het inhuurproces.

Informatievoorziening kaderstelling

• Maak met het college van burgemeester en wethouders afspraken over de wijze waarop en de frequentie waarmee de gemeenteraad wordt geïnformeerd over het opstellen van inhuurbeleidskaders, inclusief kaders inzake zelf doen versus uitbesteden.

Informatievoorziening controle

• Maak met het college van burgemeester en wethouders afspraken over wijze waarop en de frequentie waarmee de gemeenteraad wordt geïnformeerd over zowel budgetontwikkeling als de realisatie van het inhuurbeleid.

Organisatie externe inhuur

• Stel voor alle inhuurcategorieën checklists op voor het inhuurproces en de archivering.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Laat de inhuurregels nadrukkelijker aansluiten op de Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid.
• Stel voor alle inhuurcategorieën checklists op voor het inhuurproces en de archivering.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Zorg voor een degelijke begeleiding van de uitvoering van de vastgestelde opdracht.
• Maak zoveel mogelijk gebruik van de professionele kennis en ervaring die bij de inkoopadviesfunctie aanwezig is. Naast adviserende ondersteuning bij de uitvoering van het inkoop-, cq. inhuurproces (aanbesteding, onderhandeling en contractering) ontstaat zo ook een beter centraal zicht op inhuur in relatie tot de inhuurbeleidskaders.
• Door scherpere opdrachtformulering (inclusief prestatie- en evaluatieafspraken) en begeleiding tijdens de uitvoering kan het aantal opdrachten met meerwaarde verder toenemen.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

• Door scherpere opdrachtformulering (inclusief prestatie- en evaluatieafspraken) en begeleiding tijdens de uitvoering kan het aantal opdrachten met meerwaarde verder toenemen.

Offertes

• Vraag boven de norm van enkelvoudige onderhandse aanbesteding altijd meer dan één offerte. Tijdsinvestering in concurrentiestelling bij de start verdient zich in het uitvoeringstraject terug. Naast een prijs/kwaliteit vergelijking geeft het opvragen van meerdere offertes input om tot een scherpe(re) opdrachtformulering te komen. Het voorkomt ook het risico van juridische procedures over de toepassing van de aanbestedingsregels.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Vraag boven de norm van enkelvoudige onderhandse aanbesteding altijd meer dan één offerte. Tijdsinvestering in concurrentiestelling bij de start verdient zich in het uitvoeringstraject terug. Naast een prijs/kwaliteit vergelijking geeft het opvragen van meerdere offertes input om tot een scherpe(re) opdrachtformulering te komen. Het voorkomt ook het risico van juridische procedures over de toepassing van de aanbestedingsregels.

Communicatie

• • Bevorder periodiek overleg over de uitvoering van de opdracht en maak afspraken over het vervolg.

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Leg de afspraken schriftelijk vast in het inhuur/-projectdossier.
• Registreer inhuur van extern personeel in de financiële administratie niet alleen per afdeling, maar ook per inhuurcategorie aan de hand van een begrippenkader. De informatiewaarde en de transparantie en daarmee de mogelijkheid tot sturing, nemen daardoor verder toe.
• Stel voor alle inhuurcategorieën checklists op voor het inhuurproces en de archivering.
• Vergroot de toegankelijkheid van belangrijke documenten per opdracht. In elk geval moet van elke opdracht in één dossier vastgelegd worden:

• Het offertetraject, inclusief de motivatie inzake de keuze voor een leverancier.
• De motivatie tot het afwijken van de inhuurbeleidskaders (indien van een afwijking sprake is).
• De opdrachtbevestiging (resultaatverplichting, tijd, kosten, evaluaties).
• De evaluatie van de opdracht (tussentijds en na afloop).

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Versterk de sturing en het toezicht door met het management te bespreken op welke wijze controle wordt uitgeoefend op de wijze waarop de externe inhuur binnen de organisatie plaats vindt.
• Verzamel periodiek kwalitatieve en kwantitatieve informatie. Dit is zeer relevant voor het sturen op beleidsrealisatie en het verder optimaliseren van het inhuurproces.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Vraag het college om bij de actualisatie van het strategisch personeelsbeleid een visie op te nemen op de inhuur van extern personeel en de inzet van een flexibele schil.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Bepaal op welke wijze u geïnformeerd wil worden over de inhuur van extern personeel.

Informatievoorziening kaderstelling

• Bepaal op welke wijze u geïnformeerd wil worden over de inhuur van extern personeel.

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Vraag het college om bij de actualisatie van het strategisch personeelsbeleid een visie op te nemen op de inhuur van extern personeel en de inzet van een flexibele schil.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Zorg voor een uniforme verslaglegging van externe inhuur in de gemeentelijke financiële administratie. Conform het vernieuwde Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dient hierbij te worden aangesloten bij de definitie, die ook de benchmarks Vensters Voor Bedrijfsvoering (VVB) en HR- monitor A+O fonds gemeenten hanteren.

Beleid(sdoelen)

• In de visie op de rol van externe inhuur binnen het personeelsbeleid van de gemeente kan onder andere aandacht worden besteed aan:

• De wijze waarop externe inhuur bijdraagt aan de doelen en de ontwikkeling van de organisatie.
• De rol (en ontwikkeling) van het eigen personeel: wanneer (en waarom) wordt er gekozen voor een vaste medewerker en wanneer voor inhuur?
• De flexibiliteit van de organisatie: wat is een optimale kernbezetting (kwalitatief en kwantitatief) en welke flexibele schil pas hierbij?

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Zorg voor een uniforme verslaglegging van externe inhuur in de gemeentelijke financiële administratie. Conform het vernieuwde Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dient hierbij te worden aangesloten bij de definitie, die ook de benchmarks Vensters Voor Bedrijfsvoering (VVB) en HR- monitor A+O fonds gemeenten hanteren.
• Maak bij de verslaglegging – naast onderscheid naar team/ domein of project – ook onderscheid naar verschillende typen inhuur (specialistisch, beleidsgevoelig, uitvoerend, leidinggevend etc.), zodat ontwikkelingen op organisatieniveau geduid kunnen worden.

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Bespreek met de raad in welke mate en op welke wijze zij bij dit onderwerp betrokken wil zijn. Is de huidige werkwijze – waarbij door de organisatie wordt gestuurd op beheersmatige aspecten – voldoende, of is er de ambitie om kaders te stellen in de vorm van een strategische visie?

Controlerende rol

-

Monitoring

• Monitor externe inhuur niet geïsoleerd, maar beschouw dit in het bredere perspectief van de ontwikkeling van de totale apparaatskosten (waar ook andere vormen van flexibele arbeid, zoals interne flexibiliteit, uitbesteding en regionale samenwerking onderdeel van uitmaken).

Evaluatie/onderzoek

• Evalueer met regelmaat de ontwikkeling van de aard en omvang van externe inhuur en de werking van de beheersmaatregelen en rapporteer hierover aan de raad.

Informatievoorziening sturing

• Zorg voor een uniforme verslaglegging van externe inhuur in de gemeentelijke financiële administratie. Conform het vernieuwde Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dient hierbij te worden aangesloten bij de definitie, die ook de benchmarks Vensters Voor Bedrijfsvoering (VVB) en HR- monitor A+O fonds gemeenten hanteren.
• Maak bij de verslaglegging – naast onderscheid naar team/ domein of project – ook onderscheid naar verschillende typen inhuur (specialistisch, beleidsgevoelig, uitvoerend, leidinggevend etc.), zodat ontwikkelingen op organisatieniveau geduid kunnen worden.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Zorg voor een uniforme verslaglegging van externe inhuur in de gemeentelijke financiële administratie. Conform het vernieuwde Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) dient hierbij te worden aangesloten bij de definitie, die ook de benchmarks Vensters Voor Bedrijfsvoering (VVB) en HR- monitor A+O fonds gemeenten hanteren.
• Maak bij de verslaglegging – naast onderscheid naar team/ domein of project – ook onderscheid naar verschillende typen inhuur (specialistisch, beleidsgevoelig, uitvoerend, leidinggevend etc.), zodat ontwikkelingen op organisatieniveau geduid kunnen worden.
• Evalueer met regelmaat de ontwikkeling van de aard en omvang van externe inhuur en de werking van de beheersmaatregelen en rapporteer hierover aan de raad.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Zorg voor een eenduidig, gedetailleerd en actueel overzicht van de aard en omvang van externe inhuur.
• Maak bij de verslaglegging – naast onderscheid naar team/ domein of project – ook onderscheid naar verschillende typen inhuur (specialistisch, beleidsgevoelig, uitvoerend, leidinggevend etc.), zodat ontwikkelingen op organisatieniveau geduid kunnen worden.
• Evalueer met regelmaat de ontwikkeling van de aard en omvang van externe inhuur en de werking van de beheersmaatregelen en rapporteer hierover aan de raad.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• In de visie op de rol van externe inhuur binnen het personeelsbeleid van de gemeente kan onder andere aandacht worden besteed aan:

• De wijze waarop externe inhuur bijdraagt aan de doelen en de ontwikkeling van de organisatie.
• De rol (en ontwikkeling) van het eigen personeel: wanneer (en waarom) wordt er gekozen voor een vaste medewerker en wanneer voor inhuur?
• De flexibiliteit van de organisatie: wat is een optimale kernbezetting (kwalitatief en kwantitatief) en welke flexibele schil pas hierbij?

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Voer na afloop van iedere inhuuropdracht een evaluatie uit met de betreffende persoon om meer zicht te krijgen op mogelijke verbeterpunten ten aanzien van het opdrachtgeverschap van de gemeente.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

• Voer na afloop van iedere inhuuropdracht een evaluatie uit met de betreffende persoon om meer zicht te krijgen op mogelijke verbeterpunten ten aanzien van het opdrachtgeverschap van de gemeente.

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Bepaal vanuit uw controlerende rol in hoeverre u inzicht wilt hebben op externe inhuur en uitbesteding. Overweeg of u in de P&C documenten ook zicht wilt houden op de inhuur ten laste van de programmabudgetten en uitbesteding.

Uitgaven

• Blijf de ontwikkeling op het gebied van externe inhuur de aankomende jaren volgen. De taakstelling is ingezet, maar nog niet voltooid.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

• Bepaal vanuit uw controlerende rol in hoeverre u inzicht wilt hebben op externe inhuur en uitbesteding. Overweeg of u in de P&C documenten ook zicht wilt houden op de inhuur ten laste van de programmabudgetten en uitbesteding.
• Blijf de ontwikkeling op het gebied van externe inhuur de aankomende jaren volgen. De taakstelling is ingezet, maar nog niet voltooid.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Vraag GS organisatieveranderingen consequent te evalueren om de daadwerkelijke resultaten zoals kostenbesparing inzichtelijk te krijgen.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Bepaal vanuit uw controlerende rol in hoeverre u inzicht wilt hebben op externe inhuur en uitbesteding. Overweeg of u in de P&C documenten ook zicht wilt houden op de inhuur ten laste van de programmabudgetten en uitbesteding.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Vraag GS organisatieveranderingen consequent te evalueren om de daadwerkelijke resultaten zoals kostenbesparing inzichtelijk te krijgen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Verzoek Gedeputeerde Staten om het kader voor externe inhuur en uitbesteden door de Provincie Zeeland in dialoog met uw Staten te actualiseren.
• Maak het beleid voor externe inhuur Zeeuws in plaats van een “Haagse kopie”. Baseer een eventuele norm voor externe inhuur niet op het bedrijfsvoeringsbeleid van de Rijksoverheid, maar spits deze toe op de context van de Provincie Zeeland. Analyseer of en welke norm voor externe inhuur goed is in het huidige tijdsgewricht: één en ander gelet op het takenpakket van de ambtelijke organisatie, de toenemende mate van netwerksturing, de bestuurlijke ambities en verhoudingen en de beschikbare budgetten en daaraan gerelateerde personele capaciteit.
• Het onderscheid tussen externe inhuur en uitbesteding dat Provinciale Staten op aangeven van Gedeputeerde Staten sinds 2013 maken, leidt ertoe dat de norm op het gebied van externe inhuur kan worden omzeild in bepaalde gevallen. Door voor die gevallen in de normstelling ook een verantwoordingsmechanisme in te bouwen voor uitbestedingen, versterken Provinciale Staten hun toezichthoudende rol.
• Zie erop toe dat het beleidskader voor externe inhuur en uitbesteden expliciet een plek krijgt in de organisatievisie en daarop aansluit. Een duidelijke beschrijving in de organisatievisie over welke rol aan de flexibele schil in de organisatie is toebedeeld is sturend voor de uitvoering. Ook strategische personeelsplanning en de uitdaging op dat gebied waarvoor de provinciale organisatie gesteld staat richting 2023-2025 verdient aandacht.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Maak het beleid voor externe inhuur Zeeuws in plaats van een “Haagse kopie”. Baseer een eventuele norm voor externe inhuur niet op het bedrijfsvoeringsbeleid van de Rijksoverheid, maar spits deze toe op de context van de Provincie Zeeland. Analyseer of en welke norm voor externe inhuur goed is in het huidige tijdsgewricht: één en ander gelet op het takenpakket van de ambtelijke organisatie, de toenemende mate van netwerksturing, de bestuurlijke ambities en verhoudingen en de beschikbare budgetten en daaraan gerelateerde personele capaciteit.
• Het onderscheid tussen externe inhuur en uitbesteding dat Provinciale Staten op aangeven van Gedeputeerde Staten sinds 2013 maken, leidt ertoe dat de norm op het gebied van externe inhuur kan worden omzeild in bepaalde gevallen. Door voor die gevallen in de normstelling ook een verantwoordingsmechanisme in te bouwen voor uitbestedingen, versterken Provinciale Staten hun toezichthoudende rol.

Kaderstellende rol

• Verzoek Gedeputeerde Staten om het kader voor externe inhuur en uitbesteden door de Provincie Zeeland in dialoog met uw Staten te actualiseren.
• Neem kennis van de mogelijkheden om als Provinciale Staten invloed uit te oefenen op aan de Provincie verbonden partijen. Betrek deze kennis bij uw kaderstellende en toezichthoudende rol in relatie tot deze verbonden partijen en bespreek met elkaar de wenselijkheid om een kader te introduceren voor externe inhuur bij verbonden partijen.

Controlerende rol

• Het onderscheid tussen externe inhuur en uitbesteding dat Provinciale Staten op aangeven van Gedeputeerde Staten sinds 2013 maken, leidt ertoe dat de norm op het gebied van externe inhuur kan worden omzeild in bepaalde gevallen. Door voor die gevallen in de normstelling ook een verantwoordingsmechanisme in te bouwen voor uitbestedingen, versterken Provinciale Staten hun toezichthoudende rol.
• Neem kennis van de mogelijkheden om als Provinciale Staten invloed uit te oefenen op aan de Provincie verbonden partijen. Betrek deze kennis bij uw kaderstellende en toezichthoudende rol in relatie tot deze verbonden partijen en bespreek met elkaar de wenselijkheid om een kader te introduceren voor externe inhuur bij verbonden partijen.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Maak het beleid voor externe inhuur Zeeuws in plaats van een “Haagse kopie”. Baseer een eventuele norm voor externe inhuur niet op het bedrijfsvoeringsbeleid van de Rijksoverheid, maar spits deze toe op de context van de Provincie Zeeland. Analyseer of en welke norm voor externe inhuur goed is in het huidige tijdsgewricht: één en ander gelet op het takenpakket van de ambtelijke organisatie, de toenemende mate van netwerksturing, de bestuurlijke ambities en verhoudingen en de beschikbare budgetten en daaraan gerelateerde personele capaciteit.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Zie erop toe dat het beleidskader voor externe inhuur en uitbesteden expliciet een plek krijgt in de organisatievisie en daarop aansluit. Een duidelijke beschrijving in de organisatievisie over welke rol aan de flexibele schil in de organisatie is toebedeeld is sturend voor de uitvoering. Ook strategische personeelsplanning en de uitdaging op dat gebied waarvoor de provinciale organisatie gesteld staat richting 2023-2025 verdient aandacht.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Stel een beleidskader op dat voor de langere termijn duidelijk maakt in welke mate en voor welke organisatieonderdelen of taken de inzet van flexibel personeel is gewenst. Betrek in dit kader de balans tussen de inhuurkosten, het belang van flexibiliteit voor de organisatie vanwege piekbelasting of veranderende marktomstandigheden en het belang van werkzekerheid voor flexibel personeel. Leg het beleidskader ter goedkeuring aan de raad voor.
• Betrek in dit kader ook de vraag of een vaste concernbrede norm voor de inhuurkosten nog langer wenselijk is. Overweeg als alternatief jaarlijks een norm vast te stellen op basis van actuele omstandigheden. Deze norm dient rekening te houden met relevante factoren als nieuwe gemeentelijke taken, economische omstandigheden en ontwikkelingen op de arbeidsmarkt.
• Actualiseer de beleidsregels voor externe inhuur:

• Sluit in de beleidsregels aan op zowel het nieuwe beleidskader als op de wijzigingen in het inhuurproces die in de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden.
• Pas in de beleidsregels de huidige afbakening van inhuurkosten aan, zodat alle vormen van inhuur die in de organisatie plaatsvinden voortaan worden meegenomen. Dit geldt specifiek voor inhuur die als programmakosten of projectkosten waren geboekt en in de jaarrekening niet was weergegeven in het overzicht externe inhuur.
• Stel in de beleidsregels minimumeisen aan de wijze van toelichting van overschrijdingen in de verantwoording aan de raad. Concreet kan gedacht worden aan een inhoudelijke toelichting op de reden van overschrijding en de wijze waarop deze overschrijding gedekt wordt.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Actualiseer de beleidsregels voor externe inhuur:

• Pas in de beleidsregels de huidige afbakening van inhuurkosten aan, zodat alle vormen van inhuur die in de organisatie plaatsvinden voortaan worden meegenomen. Dit geldt specifiek voor inhuur die als programmakosten of projectkosten waren geboekt en in de jaarrekening niet was weergegeven in het overzicht externe inhuur.
• Stel in de beleidsregels minimumeisen aan de wijze van toelichting van overschrijdingen in de verantwoording aan de raad. Concreet kan gedacht worden aan een inhoudelijke toelichting op de reden van overschrijding en de wijze waarop deze overschrijding gedekt wordt.

• Zet actief in op het realistisch begroten van inhuurkosten:

• Trek één lijn in de wijze van begroten van de personele inzet voor alle clusters.
• Splits inhuur en vast personeel zo realistisch mogelijk uit, zodat voorziene inhuur in de begroting terugkomt.
• Maak gebruik van kengetallen op basis van historische gegevens voor de organisatieonderdelen waar de hoogte van de inhuur afhankelijk is van (adhoc) projecten.
• Bewaak de totstandkoming van een realistische begroting op concernniveau.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Stel een beleidskader op dat voor de langere termijn duidelijk maakt in welke mate en voor welke organisatieonderdelen of taken de inzet van flexibel personeel is gewenst. Betrek in dit kader de balans tussen de inhuurkosten, het belang van flexibiliteit voor de organisatie vanwege piekbelasting of veranderende marktomstandigheden en het belang van werkzekerheid voor flexibel personeel. Leg het beleidskader ter goedkeuring aan de raad voor.

Kaderstellende rol

• Stel een beleidskader op dat voor de langere termijn duidelijk maakt in welke mate en voor welke organisatieonderdelen of taken de inzet van flexibel personeel is gewenst. Betrek in dit kader de balans tussen de inhuurkosten, het belang van flexibiliteit voor de organisatie vanwege piekbelasting of veranderende marktomstandigheden en het belang van werkzekerheid voor flexibel personeel. Leg het beleidskader ter goedkeuring aan de raad voor.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Actualiseer de beleidsregels voor externe inhuur:

• Stel in de beleidsregels minimumeisen aan de wijze van toelichting van overschrijdingen in de verantwoording aan de raad. Concreet kan gedacht worden aan een inhoudelijke toelichting op de reden van overschrijding en de wijze waarop deze overschrijding gedekt wordt.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Heroverweeg de norm van 10% en laat deze aansluiten bij de organisatievisie van de gemeente.
• Actualiseer en verbeter het kader omtrent externe inhuur.
• Positioneer externe inhuur binnen het strategisch HRM-beleid, gevoed vanuit de organisatievisie en HRM-visie van de gemeente Stichtse Vecht.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Versterk de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad.

Controlerende rol

• Versterk de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad.

Monitoring

• Monitor het beleid omtrent externe inhuur intern en extern op basis van indicatoren.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Positioneer externe inhuur binnen het strategisch HRM-beleid, gevoed vanuit de organisatievisie en HRM-visie van de gemeente Stichtse Vecht.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Monitor het beleid omtrent externe inhuur intern en extern op basis van indicatoren.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Het verdient aanbeveling om bij de verdere vormgeving van het beleid expliciet in te gaan op de manier waarop de naleving van het beleid wordt gecontroleerd, hoe de rapportages vorm krijgen en hoe de contractregistratie zal plaatsvinden.
• Het zou raadzaam zijn, om vooraf een duidelijke norm met betrekking tot inhuur te formuleren en deze norm ook goed te communiceren. Deze norm zal ook realistisch moeten zijn: een norm van 6% of zelfs van 9% kan in vergelijkend perspectief als minder realistisch worden aangemerkt. Het verdient aanbeveling actief te sturen op deze normen, ook vanuit het college.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Het zou raadzaam zijn, om vooraf een duidelijke norm met betrekking tot inhuur te formuleren en deze norm ook goed te communiceren. Deze norm zal ook realistisch moeten zijn: een norm van 6% of zelfs van 9% kan in vergelijkend perspectief als minder realistisch worden aangemerkt. Het verdient aanbeveling actief te sturen op deze normen, ook vanuit het college.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Het college kan in overweging worden gegeven om in iedere bestuursrapportage stil te staan bij de inhuur van externen, gelet op de bestuurlijke gevoeligheid. Overwogen kan worden om dit item te verbreden naar de totale personele lasten, gelet op de motie die tijdens de behandeling van de jaarrekening 2020 op een breed draagvlak kon rekenen in de raad.

Organisatie externe inhuur

• Aanbevolen wordt om een zo concreet mogelijk schema of stappenplan op te stellen, waarin concreet wordt aangegeven wie nu precies wat moet doen met betrekking tot inhuur. In dit schema zouden de diverse taken en rollen van de diverse actoren duidelijk moeten zijn beschreven. Ook moet in dit schema duidelijk worden gemaakt wie waartoe gemachtigd is met betrekking tot inhuur, welke stappen facultatief zijn en welke stappen verplicht.
• Om daadwerkelijk centraal te sturen, ligt het voor de hand, ook de directie in stelling te brengen. Dit wil niet zeggen, dat de directie in het vervolg alle besluiten over inhuur zelf moet nemen, maar wel dat de directie periodiek inzicht heeft in het verloop van inhuur en kan interveniëren als dat nodig is. In dit verband kan worden aanbevolen prioriteit te geven aan de vormgeving van rapportages met betrekking tot inhuur van externen richting de directie.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Bij ziekteverzuim, krapte op de arbeidsmarkt of bij de overbrugging van een vacante positie, kan men vaak niet anders dan omzien naar inhuur. Dit behoeft echter niet het geval te zijn bij tijdelijke projecten of programma’s. Hoewel het voor de hand ligt hiervoor tijdelijke capaciteit aan te trekken in de vorm van inhuur, mede gelet op de tijdelijke financiering, bestaan wel voorbeelden van gemeenten waarbij ook voor dit soort tijdelijke projecten structureel vast personeel wordt aangetrokken. Binnen deze gemeenten bestaat namelijk het besef dat de tijdelijke projecten zich dermate frequent voordoen, dat dit feitelijk een structureel karakter heeft. Het is dan verstandig om vast personeel aan te trekken en een soort projectenpool op te richten.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Om daadwerkelijk centraal te sturen, ligt het voor de hand, ook de directie in stelling te brengen. Dit wil niet zeggen, dat de directie in het vervolg alle besluiten over inhuur zelf moet nemen, maar wel dat de directie periodiek inzicht heeft in het verloop van inhuur en kan interveniëren als dat nodig is. In dit verband kan worden aanbevolen prioriteit te geven aan de vormgeving van rapportages met betrekking tot inhuur van externen richting de directie.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Het verdient aanbeveling om bij de verdere vormgeving van het beleid expliciet in te gaan op de manier waarop de naleving van het beleid wordt gecontroleerd, hoe de rapportages vorm krijgen en hoe de contractregistratie zal plaatsvinden.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Het verdient aanbeveling om bij de verdere vormgeving van het beleid expliciet in te gaan op de manier waarop de naleving van het beleid wordt gecontroleerd, hoe de rapportages vorm krijgen en hoe de contractregistratie zal plaatsvinden.
• In dit verband valt te overwegen om de procedures met betrekking tot externe inhuur onderdeel uit te laten maken van het normenkader, zodat deze procedures object worden van interne controle en verbijzonderde interne controle.
• Het verdient aanbeveling om het gebruik van managementrapportages gemeentebreed in te voeren en deze rapportages ook te delen met de directie.
• Om daadwerkelijk centraal te sturen, ligt het voor de hand, ook de directie in stelling te brengen. Dit wil niet zeggen, dat de directie in het vervolg alle besluiten over inhuur zelf moet nemen, maar wel dat de directie periodiek inzicht heeft in het verloop van inhuur en kan interveniëren als dat nodig is. In dit verband kan worden aanbevolen prioriteit te geven aan de vormgeving van rapportages met betrekking tot inhuur van externen richting de directie.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Denk ook aan periodieke evaluatie van het beleid voor externe inhuur in termen van omvang, doelmatigheid en effectiviteit. Betrek hierbij ook de bevindingen uit de jaarlijkse nalevingsonderzoeken in het kader van rechtmatigheid.

Beleid(sdoelen)

• De huidige beleidslijn voor externe inhuur is met name gericht op het terugdringen van inhuur als onderdeel van de bezuinigingsopgave. Een volledige onafhankelijkheid van externe inhuur is echter niet realistisch. Ontwikkel daarom samen met het college een visie en beleid op de verbinding tussen organisatieontwikkeling en de rol van externe inhuur om opgaven te realiseren. Betrek daarbij meerdere categorieën van inhuur.

• Maak een heldere verbinding tussen (toekomstige) opgaven en de benodigde omvang en kwaliteit van de ambtelijke organisatie.
• Geef daarbij aan waar en wanneer flexibiliteit noodzakelijk is en in welke mate dit kan worden opgevangen door de eigen organisatie of externe inhuur.
• Betrek daarbij de groei van productiviteit (‘met minder mensen en middelen meer realiseren’) en de samenwerking met andere partijen die steeds belangrijker wordt om zaken van de grond te krijgen.
• Ondersteun met externe inhuur de benodigde flexibiliteit ten aanzien van omvang en specifieke expertise.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocessen is een taak van het college. Stimuleer daartoe een heldere rol- en taakverdeling. Voorkom dat de raad tijdens concrete aanbestedingsprocessen betrokken raakt of daartoe wordt verleid.
• Ga spaarzaam om met afwijkingen van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures. De audit van concrete cases geeft daartoe aanleiding.

• Concurrentiestelling biedt in de regel de beste waarborg voor een doelmatige, transparante en objectieve aanbesteding. Wijk alleen bij zeer zwaarwegende argumenten af van de voorgeschreven procedures. Motiveer dit in die gevallen duidelijk.
• Bewaak dat besluiten voor afwijking – wanneer daartoe goede argumenten bestaan – worden genomen op basis van een advies van de inkoopadviseur conform het eigen beleid van de gemeente en deze expliciet en verifieerbaar door het college worden geautoriseerd via een collegebesluit.

• Ontwikkel inkoopjaarplannen met ramingen van externe inhuur. Versterk hiermee de planmatige sturing op externe inhuur en de mogelijkheden om inhuur beter te monitoren.
• Versterk op zeer korte termijn de samenwerking voor de inkoopfunctie met andere overheden. Stimuleer daarmee de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

• Vergelijk dit met ontwikkelingen in andere regio’s waar goede ervaringen worden opgedaan met regionale inkoopbureaus.
• Bouw hiermee voort op het gezamenlijke inkoopbeleid dat in 2012 met gemeente Assen is opgesteld.
• Vergroot de mogelijkheden om nog meer in samenwerking met andere overheden te komen tot een ambtelijke pool van interim-professionals en interim-management.

Kaderstellende rol

• Stimuleer wel dat de raad – op basis van heldere kaders – tijdige en relevante informatie ontvangt zodat hij de controlerende rol kan vervullen.

Controlerende rol

• Stimuleer wel dat de raad – op basis van heldere kaders – tijdige en relevante informatie ontvangt zodat hij de controlerende rol kan vervullen.

Monitoring

• Ontwikkel inkoopjaarplannen met ramingen van externe inhuur. Versterk hiermee de planmatige sturing op externe inhuur en de mogelijkheden om inhuur beter te monitoren.

Evaluatie/onderzoek

• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Denk ook aan periodieke evaluatie van het beleid voor externe inhuur in termen van omvang, doelmatigheid en effectiviteit. Betrek hierbij ook de bevindingen uit de jaarlijkse nalevingsonderzoeken in het kader van rechtmatigheid.

• Om de professionaliteit van processen te borgen zou de gemeentelijke inkoopadviseur samen met de controller steekproeven kunnen uitvoeren die zich – meer dan tot nu toe – richten op externe inhuur. Zorg dat de resultaten worden aangeboden aan het college en het management zodat deze vervolgens actief kunnen sturen op lessen en leerpunten. Controleer tijdens elk nalevingsonderzoek tevens of de lessen zijn doorgewerkt.
• Versterk op zeer korte termijn de samenwerking voor de inkoopfunctie met andere overheden. Stimuleer daarmee de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

• Vergelijk dit met ontwikkelingen in andere regio’s waar goede ervaringen worden opgedaan met regionale inkoopbureaus.

Informatievoorziening sturing

• Om de professionaliteit van processen te borgen zou de gemeentelijke inkoopadviseur samen met de controller steekproeven kunnen uitvoeren die zich – meer dan tot nu toe – richten op externe inhuur. Zorg dat de resultaten worden aangeboden aan het college en het management zodat deze vervolgens actief kunnen sturen op lessen en leerpunten. Controleer tijdens elk nalevingsonderzoek tevens of de lessen zijn doorgewerkt.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Stimuleer wel dat de raad – op basis van heldere kaders – tijdige en relevante informatie ontvangt zodat hij de controlerende rol kan vervullen.
• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Speel daarbij in op de doelen van strategische personeelsplanning en het programma voor organisatieontwikkeling. Betrek daarbij de inzet van externe inhuur ten behoeve van de omvang en kwaliteit van de organisatie.
• Denk ook aan periodieke evaluatie van het beleid voor externe inhuur in termen van omvang, doelmatigheid en effectiviteit. Betrek hierbij ook de bevindingen uit de jaarlijkse nalevingsonderzoeken in het kader van rechtmatigheid.

Organisatie externe inhuur

• De uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocessen is een taak van het college. Stimuleer daartoe een heldere rol- en taakverdeling. Voorkom dat de raad tijdens concrete aanbestedingsprocessen betrokken raakt of daartoe wordt verleid.
• Versterk de positie van inkoop binnen de organisatie en vergroot de betrokkenheid van de inkoopadviseur bij externe inhuur.
• Versterk de rol van de inkoopadviseur bij trajecten voor externe inhuur waar deze nu afwezig is. Draag daarmee bij aan waarborgen voor een goede kwaliteit van het proces. Bijzondere aandacht vraagt daarbij de tussentijdse verlenging van externe inhuur en een ordentelijke dossiervorming.
• Ontwikkel inkoopjaarplannen met ramingen van externe inhuur. Versterk hiermee de planmatige sturing op externe inhuur en de mogelijkheden om inhuur beter te monitoren.
• Om de professionaliteit van processen te borgen zou de gemeentelijke inkoopadviseur samen met de controller steekproeven kunnen uitvoeren die zich – meer dan tot nu toe – richten op externe inhuur. Zorg dat de resultaten worden aangeboden aan het college en het management zodat deze vervolgens actief kunnen sturen op lessen en leerpunten. Controleer tijdens elk nalevingsonderzoek tevens of de lessen zijn doorgewerkt.
• Versterk op zeer korte termijn de samenwerking voor de inkoopfunctie met andere overheden. Stimuleer daarmee de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

• Vergelijk dit met ontwikkelingen in andere regio’s waar goede ervaringen worden opgedaan met regionale inkoopbureaus.
• Bouw hiermee voort op het gezamenlijke inkoopbeleid dat in 2012 met gemeente Assen is opgesteld.
• Vergroot de mogelijkheden om nog meer in samenwerking met andere overheden te komen tot een ambtelijke pool van interim-professionals en interim-management.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De huidige beleidslijn voor externe inhuur is met name gericht op het terugdringen van inhuur als onderdeel van de bezuinigingsopgave. Een volledige onafhankelijkheid van externe inhuur is echter niet realistisch. Ontwikkel daarom samen met het college een visie en beleid op de verbinding tussen organisatieontwikkeling en de rol van externe inhuur om opgaven te realiseren. Betrek daarbij meerdere categorieën van inhuur.

• Maak een heldere verbinding tussen (toekomstige) opgaven en de benodigde omvang en kwaliteit van de ambtelijke organisatie.
• Geef daarbij aan waar en wanneer flexibiliteit noodzakelijk is en in welke mate dit kan worden opgevangen door de eigen organisatie of externe inhuur.
• Betrek daarbij de groei van productiviteit (‘met minder mensen en middelen meer realiseren’) en de samenwerking met andere partijen die steeds belangrijker wordt om zaken van de grond te krijgen.
• Ondersteun met externe inhuur de benodigde flexibiliteit ten aanzien van omvang en specifieke expertise.

• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Speel daarbij in op de doelen van strategische personeelsplanning en het programma voor organisatieontwikkeling. Betrek daarbij de inzet van externe inhuur ten behoeve van de omvang en kwaliteit van de organisatie.
• Denk ook aan periodieke evaluatie van het beleid voor externe inhuur in termen van omvang, doelmatigheid en effectiviteit. Betrek hierbij ook de bevindingen uit de jaarlijkse nalevingsonderzoeken in het kader van rechtmatigheid.

Protocol/werkinstructies

• Ga spaarzaam om met afwijkingen van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures. De audit van concrete cases geeft daartoe aanleiding.

• Concurrentiestelling biedt in de regel de beste waarborg voor een doelmatige, transparante en objectieve aanbesteding. Wijk alleen bij zeer zwaarwegende argumenten af van de voorgeschreven procedures. Motiveer dit in die gevallen duidelijk.
• Bewaak dat besluiten voor afwijking – wanneer daartoe goede argumenten bestaan – worden genomen op basis van een advies van de inkoopadviseur conform het eigen beleid van de gemeente en deze expliciet en verifieerbaar door het college worden geautoriseerd via een collegebesluit.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De huidige beleidslijn voor externe inhuur is met name gericht op het terugdringen van inhuur als onderdeel van de bezuinigingsopgave. Een volledige onafhankelijkheid van externe inhuur is echter niet realistisch. Ontwikkel daarom samen met het college een visie en beleid op de verbinding tussen organisatieontwikkeling en de rol van externe inhuur om opgaven te realiseren. Betrek daarbij meerdere categorieën van inhuur.

• Maak een heldere verbinding tussen (toekomstige) opgaven en de benodigde omvang en kwaliteit van de ambtelijke organisatie.
• Geef daarbij aan waar en wanneer flexibiliteit noodzakelijk is en in welke mate dit kan worden opgevangen door de eigen organisatie of externe inhuur.
• Betrek daarbij de groei van productiviteit (‘met minder mensen en middelen meer realiseren’) en de samenwerking met andere partijen die steeds belangrijker wordt om zaken van de grond te krijgen.
• Ondersteun met externe inhuur de benodigde flexibiliteit ten aanzien van omvang en specifieke expertise.

• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Speel daarbij in op de doelen van strategische personeelsplanning en het programma voor organisatieontwikkeling. Betrek daarbij de inzet van externe inhuur ten behoeve van de omvang en kwaliteit van de organisatie.

• Versterk op zeer korte termijn de samenwerking voor de inkoopfunctie met andere overheden. Stimuleer daarmee de verdere professionalisering van de inkoopfunctie.

• Vergelijk dit met ontwikkelingen in andere regio’s waar goede ervaringen worden opgedaan met regionale inkoopbureaus.
• Bouw hiermee voort op het gezamenlijke inkoopbeleid dat in 2012 met gemeente Assen is opgesteld.
• Vergroot de mogelijkheden om nog meer in samenwerking met andere overheden te komen tot een ambtelijke pool van interim-professionals en interim-management.

Uitvoering Externe Inhuur

• Ga spaarzaam om met afwijkingen van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures. De audit van concrete cases geeft daartoe aanleiding.

• Concurrentiestelling biedt in de regel de beste waarborg voor een doelmatige, transparante en objectieve aanbesteding. Wijk alleen bij zeer zwaarwegende argumenten af van de voorgeschreven procedures. Motiveer dit in die gevallen duidelijk.
• Bewaak dat besluiten voor afwijking – wanneer daartoe goede argumenten bestaan – worden genomen op basis van een advies van de inkoopadviseur conform het eigen beleid van de gemeente en deze expliciet en verifieerbaar door het college worden geautoriseerd via een collegebesluit.

Besluit tot externe inhuur

• Ga spaarzaam om met afwijkingen van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures. De audit van concrete cases geeft daartoe aanleiding.

• Concurrentiestelling biedt in de regel de beste waarborg voor een doelmatige, transparante en objectieve aanbesteding. Wijk alleen bij zeer zwaarwegende argumenten af van de voorgeschreven procedures. Motiveer dit in die gevallen duidelijk.
• Bewaak dat besluiten voor afwijking – wanneer daartoe goede argumenten bestaan – worden genomen op basis van een advies van de inkoopadviseur conform het eigen beleid van de gemeente en deze expliciet en verifieerbaar door het college worden geautoriseerd via een collegebesluit.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Ga spaarzaam om met afwijkingen van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures. De audit van concrete cases geeft daartoe aanleiding.

• Concurrentiestelling biedt in de regel de beste waarborg voor een doelmatige, transparante en objectieve aanbesteding. Wijk alleen bij zeer zwaarwegende argumenten af van de voorgeschreven procedures. Motiveer dit in die gevallen duidelijk.
• Bewaak dat besluiten voor afwijking – wanneer daartoe goede argumenten bestaan – worden genomen op basis van een advies van de inkoopadviseur conform het eigen beleid van de gemeente en deze expliciet en verifieerbaar door het college worden geautoriseerd via een collegebesluit.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Ga spaarzaam om met afwijkingen van de voorgeschreven inkoop- en aanbestedingsprocedures. De audit van concrete cases geeft daartoe aanleiding.

• Concurrentiestelling biedt in de regel de beste waarborg voor een doelmatige, transparante en objectieve aanbesteding. Wijk alleen bij zeer zwaarwegende argumenten af van de voorgeschreven procedures. Motiveer dit in die gevallen duidelijk.
• Bewaak dat besluiten voor afwijking – wanneer daartoe goede argumenten bestaan – worden genomen op basis van een advies van de inkoopadviseur conform het eigen beleid van de gemeente en deze expliciet en verifieerbaar door het college worden geautoriseerd via een collegebesluit.

• Versterk de rol van de inkoopadviseur bij trajecten voor externe inhuur waar deze nu afwezig is. Draag daarmee bij aan waarborgen voor een goede kwaliteit van het proces. Bijzondere aandacht vraagt daarbij de tussentijdse verlenging van externe inhuur en een ordentelijke dossiervorming.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Denk ook aan periodieke evaluatie van het beleid voor externe inhuur in termen van omvang, doelmatigheid en effectiviteit. Betrek hierbij ook de bevindingen uit de jaarlijkse nalevingsonderzoeken in het kader van rechtmatigheid.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Stel voorwaarden aan de informatievoorziening door het college aan de raad.

• Denk ook aan periodieke evaluatie van het beleid voor externe inhuur in termen van omvang, doelmatigheid en effectiviteit. Betrek hierbij ook de bevindingen uit de jaarlijkse nalevingsonderzoeken in het kader van rechtmatigheid.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De nota strategisch HR-beleid dateert van juli 2012. Omdat er een relatie is van inhuur derden met personeelsbeleid, dient de nota HR-beleid te worden geactualiseerd. De rekenkamercommissie Veere adviseert om deze nota door de raad te laten vaststellen, zodat de kaders helder zijn vastgelegd.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De nota strategisch HR-beleid dateert van juli 2012. Omdat er een relatie is van inhuur derden met personeelsbeleid, dient de nota HR-beleid te worden geactualiseerd. De rekenkamercommissie Veere adviseert om deze nota door de raad te laten vaststellen, zodat de kaders helder zijn vastgelegd.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De rekenkamercommissie adviseert om jaarlijks zowel in de kadernota als in de jaarrekening een helder overzicht aan de raad te verstrekken omtrent inhuur derden.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Stel vooraf doelen vast bij individuele inhuur (directie).

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Evalueer de inhuur volgens een vastgesteld format (directie).
• Leg evaluatie vast in het inkoop- en aanbestedingsbeleid (gemeenteraad).

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Voer een discussie om kaders te stellen voor de invulling van de regierol. Voordat kan worden overgegaan tot invulling van een regierol, zal eerst moeten worden bepaald wat voor type gemeente Veldhoven wil zijn. Daarmee schep je als gemeenteraad de kaders op basis waarvan het college de bedrijfsvoering en de regierol nader kan uitwerken. Een visie op het inhuren van externen moet vervolgens een afgeleide zijn van een visie over die regierol. Binnen die regierol kun je dan bepalen welke taken je perse zelf wilt doen en welke expertise je daarvoor in huis wenst te houden. Wanneer je dit scherp hebt staat vast welke taken je zonder problemen in de markt kunt zetten en door derden kunt laten uitvoeren. Voordat je deze scheiding in zelf doen en laten uitvoeren kunt vaststellen, zou je eerst moeten vaststellen welke taken je als gemeente nog wilt of moet uitvoeren. Daarmee raak je sterk aan een kerntakendiscussie.

Budget

• Verbeter de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende inzicht geven in de inhuur van derden wordt het noodzakelijk geacht om tenminste de onderstaande verbeteringen in de financiële administratie door te voeren:

• Hanteer voor alle afdelingen een gelijk systeem van budgettering. Het feit dat sommige afdelingen wel over een eigen "potje" voor inhuur beschikken en andere afdelingen niet, kan alleen maar tot fricties in de organisatie leiden.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Verbeter de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende inzicht geven in de inhuur van derden wordt het noodzakelijk geacht om tenminste de onderstaande verbeteringen in de financiële administratie door te voeren:

• Geef bij elke boeking, ook bij correctie- en of memoriaalboekingen, aan, het ingehuurde bureau, de ingehuurde persoon en de periode. Als een factuur van een ingehuurd bureau betrekking heeft op meerdere personen, zorg dan voor een boek­ houdkundige uitsplitsing in de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende informatie verschaffen omtrent de inhuur, is een verbeterslag in de financiële administratie noodzakelijk. Nu moet vaak op documentniveau handmatig de gewenste informatie worden opgezocht, bij een goede geautomatiseerde boekhouding zou dit overbodig moeten zijn.
• Hanteer binnen de financiële administratie één systeem van overboeking naar de grondexploitatie. Gebruik daarvoor bij voorkeur de gebruikelijke overboekingscategorie 6.2. Daarmee wordt voorkomen dat door het gebruik van de categorie voor inhuur personeel/inhuur externe adviseurs dubbeltellingen en onduidelijkheden ontstaan over de totale omvang van inhuur.
• Hanteer voor alle afdelingen een gelijk systeem van budgettering. Het feit dat sommige afdelingen wel over een eigen "potje" voor inhuur beschikken en andere afdelingen niet, kan alleen maar tot fricties in de organisatie leiden.

• Neem substantiële afwijkingen in de budgetten altijd in de Burap op. Stem met name de financiële rapportering in Marap en Burap beter op elkaar af. Daar waar financiële gevolgen tot budgettaire wijzigingen leiden, moeten deze altijd in de Burap worden meegenomen. Het budgetrecht berust immers nog altijd bij de raad en in het kader van zijn controlerende taak moet de raad aanpassing van budgetten kunnen goedkeuren of afwijzen.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Voer een discussie om kaders te stellen voor de invulling van de regierol. Voordat kan worden overgegaan tot invulling van een regierol, zal eerst moeten worden bepaald wat voor type gemeente Veldhoven wil zijn. Daarmee schep je als gemeenteraad de kaders op basis waarvan het college de bedrijfsvoering en de regierol nader kan uitwerken. Een visie op het inhuren van externen moet vervolgens een afgeleide zijn van een visie over die regierol. Binnen die regierol kun je dan bepalen welke taken je perse zelf wilt doen en welke expertise je daarvoor in huis wenst te houden. Wanneer je dit scherp hebt staat vast welke taken je zonder problemen in de markt kunt zetten en door derden kunt laten uitvoeren. Voordat je deze scheiding in zelf doen en laten uitvoeren kunt vaststellen, zou je eerst moeten vaststellen welke taken je als gemeente nog wilt of moet uitvoeren. Daarmee raak je sterk aan een kerntakendiscussie.

Controlerende rol

• Neem substantiële afwijkingen in de budgetten altijd in de Burap op. Stem met name de financiële rapportering in Marap en Burap beter op elkaar af. Daar waar financiële gevolgen tot budgettaire wijzigingen leiden, moeten deze altijd in de Burap worden meegenomen. Het budgetrecht berust immers nog altijd bij de raad en in het kader van zijn controlerende taak moet de raad aanpassing van budgetten kunnen goedkeuren of afwijzen.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Verbeter de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende inzicht geven in de inhuur van derden wordt het noodzakelijk geacht om tenminste de onderstaande verbeteringen in de financiële administratie door te voeren:

• Geef bij elke boeking, ook bij correctie- en of memoriaalboekingen, aan, het ingehuurde bureau, de ingehuurde persoon en de periode. Als een factuur van een ingehuurd bureau betrekking heeft op meerdere personen, zorg dan voor een boek­ houdkundige uitsplitsing in de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende informatie verschaffen omtrent de inhuur, is een verbeterslag in de financiële administratie noodzakelijk. Nu moet vaak op documentniveau handmatig de gewenste informatie worden opgezocht, bij een goede geautomatiseerde boekhouding zou dit overbodig moeten zijn.
• Hanteer binnen de financiële administratie één systeem van overboeking naar de grondexploitatie. Gebruik daarvoor bij voorkeur de gebruikelijke overboekingscategorie 6.2. Daarmee wordt voorkomen dat door het gebruik van de categorie voor inhuur personeel/inhuur externe adviseurs dubbeltellingen en onduidelijkheden ontstaan over de totale omvang van inhuur.
• Hanteer voor alle afdelingen een gelijk systeem van budgettering. Het feit dat sommige afdelingen wel over een eigen "potje" voor inhuur beschikken en andere afdelingen niet, kan alleen maar tot fricties in de organisatie leiden.

• Neem substantiële afwijkingen in de budgetten altijd in de Burap op. Stem met name de financiële rapportering in Marap en Burap beter op elkaar af. Daar waar financiële gevolgen tot budgettaire wijzigingen leiden, moeten deze altijd in de Burap worden meegenomen. Het budgetrecht berust immers nog altijd bij de raad en in het kader van zijn controlerende taak moet de raad aanpassing van budgetten kunnen goedkeuren of afwijzen.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Neem substantiële afwijkingen in de budgetten altijd in de Burap op. Stem met name de financiële rapportering in Marap en Burap beter op elkaar af. Daar waar financiële gevolgen tot budgettaire wijzigingen leiden, moeten deze altijd in de Burap worden meegenomen. Het budgetrecht berust immers nog altijd bij de raad en in het kader van zijn controlerende taak moet de raad aanpassing van budgetten kunnen goedkeuren of afwijzen.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Stel specifieke spelregels op voor de inhuur van personeel. Stel met betrekking tot de inhuur van derden spelregels op die geënt zijn op de specifieke eigenheden van deze vormen van inkoop en die rekening houden met de wens om de verantwoordelijkheid daarvoor laag in de organisatie te leggen. De algemene regels voor inkoop en aanbesteding lenen zich namelijk minder voor de inhuur van extern personeel. Let daarbij wel nadrukkelijk op, dat door deze regels een transparant en volgbaar besluitvormingsproces wordt gegarandeerd.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Leg de verwachte prestaties duidelijk in de contracten vast. Leg bij een inhuur van substantiële omvang de te verwachten prestaties vast in het contract en neem daarin op, dat daarop in de vorm van evaluatie- en/of exitgesprekken controle wordt uitgeoefend. Het is niet bij elk contract mogelijk dan wel zinvol is om prestaties vast te leggen, bepaal daarom bij welke omvang (qua financiën dan wel qua periode) deze verplichting wel geldt.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Verbeter de centrale registratie en archivering van contracten inhuur. Zorg voor een goede centrale registratie en archivering van de inhuur van extern personeel en/of adviseurs. Deze zouden in ieder geval moeten bevatten de besluitvorming, contract(en), looptijd, soort van inhuur en financiële verplichtingen. De huidige registratie voldoet zeker niet. In een interview wordt aangegeven dat opdrachten niet en contracten wel geregistreerd moeten worden. Dit onderscheid wordt irrelevant gevonden, leg beide contractvormen vast in de centrale registratie, zodat op één plaats in de organisatie alle verplichtingen dienaangaande te raadplegen zijn.
• Verbeter de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende inzicht geven in de inhuur van derden wordt het noodzakelijk geacht om tenminste de onderstaande verbeteringen in de financiële administratie door te voeren:

• Geef bij elke boeking, ook bij correctie- en of memoriaalboekingen, aan, het ingehuurde bureau, de ingehuurde persoon en de periode. Als een factuur van een ingehuurd bureau betrekking heeft op meerdere personen, zorg dan voor een boek­ houdkundige uitsplitsing in de financiële administratie. Omdat de overzichten uit de financiële administratie onvoldoende informatie verschaffen omtrent de inhuur, is een verbeterslag in de financiële administratie noodzakelijk. Nu moet vaak op documentniveau handmatig de gewenste informatie worden opgezocht, bij een goede geautomatiseerde boekhouding zou dit overbodig moeten zijn.
• Hanteer binnen de financiële administratie één systeem van overboeking naar de grondexploitatie. Gebruik daarvoor bij voorkeur de gebruikelijke overboekingscategorie 6.2. Daarmee wordt voorkomen dat door het gebruik van de categorie voor inhuur personeel/inhuur externe adviseurs dubbeltellingen en onduidelijkheden ontstaan over de totale omvang van inhuur.
• Hanteer voor alle afdelingen een gelijk systeem van budgettering. Het feit dat sommige afdelingen wel over een eigen "potje" voor inhuur beschikken en andere afdelingen niet, kan alleen maar tot fricties in de organisatie leiden.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Leg de verwachte prestaties duidelijk in de contracten vast. Leg bij een inhuur van substantiële omvang de te verwachten prestaties vast in het contract en neem daarin op, dat daarop in de vorm van evaluatie- en/of exitgesprekken controle wordt uitgeoefend. Het is niet bij elk contract mogelijk dan wel zinvol is om prestaties vast te leggen, bepaal daarom bij welke omvang (qua financiën dan wel qua periode) deze verplichting wel geldt.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Leg de verwachte prestaties duidelijk in de contracten vast. Leg bij een inhuur van substantiële omvang de te verwachten prestaties vast in het contract en neem daarin op, dat daarop in de vorm van evaluatie- en/of exitgesprekken controle wordt uitgeoefend. Het is niet bij elk contract mogelijk dan wel zinvol is om prestaties vast te leggen, bepaal daarom bij welke omvang (qua financiën dan wel qua periode) deze verplichting wel geldt.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Leg de te volgen procedure vast in een eenvoudig protocol op basis van het thans gehanteerde aanvraagformulier.
• Neem de afweging, waarom in een specifiek geval tot inhuur moet worden overgegaan als een vast onderdeel op in het aanvraagformulier.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Neem de afweging, waarom in een specifiek geval tot inhuur moet worden overgegaan als een vast onderdeel op in het aanvraagformulier.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Neem in de gevallen, waarin het een tijdelijke waarneming van een functie betreft, in het aanvraagformulier onder “opdrachtomschrijving” een verwijzing op naar de functiebeschrijving van de te vervangen functionaris.
• Maak van tussentijdse evaluatiegesprekken en afrondende eindgesprekken een beknopt verslag op en leg bij langlopende contracten de momenten van die tussentijdse gesprekken in het contract vast.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Registreer de contracten ook in het ZAAK-systeem, waarin ook alle overige contracten worden geregistreerd.
• Maak van tussentijdse evaluatiegesprekken en afrondende eindgesprekken een beknopt verslag op en leg bij langlopende contracten de momenten van die tussentijdse gesprekken in het contract vast.

Verstrekken opdracht

'- Neem in de gevallen, waarin het een tijdelijke waarneming van een functie betreft, in het aanvraagformulier onder “opdrachtomschrijving” een verwijzing op naar de functiebeschrijving van de te vervangen functionaris.

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Maak van tussentijdse evaluatiegesprekken en afrondende eindgesprekken een beknopt verslag op en leg bij langlopende contracten de momenten van die tussentijdse gesprekken in het contract vast.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• College, zorg op korte termijn dat ten aanzien van externe inhuur wordt voldaan aan regelgeving door de gemeentelijke administratie aan te laten sluiten bij de definitie uit het BBV ten aanzien van externe inhuur.
• College, zorg op korte termijn dat ten aanzien van externe inhuur wordt voldaan aan regelgeving, door de kengetallen te verstrekken op de wijze zoals die wordt gevraagd door het BBV, inclusief een toelichting op de (ontwikkeling van de) kengetallen.
• College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door ten aanzien van de toepassing van drempelbedragen bij aanbesteding altijd aan te besteden conform het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid, en als dat niet lukt het beleid aan te passen.
• College, verbeter het zicht op de uitvoering van externe inhuur door in de (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd de looptijd van het (raam)contract en het (maximum) bedrag van het contract op te nemen; deze gegevens moeten in overeenstemming zijn met de wijze waarop de aanbesteding heeft plaats gevonden (onderhands, meervoudig onderhouds, nationaal openbaar of Europees).
• College, verbeter het zicht op de uitvoering van externe inhuur door raamcontracten waarbij op voorhand verwacht mag worden dat ze drempelbedragen overschrijden, volgens de eigen inkoopregels aan te besteden.

Beleid(sdoelen)

• College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door ten aanzien van de toepassing van drempelbedragen bij aanbesteding altijd aan te besteden conform het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid, en als dat niet lukt het beleid aan te passen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Raad, scherp de actieve informatieplicht van het college aan door:

• met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van de informatieverstrekking in begroting en/of jaarrekening ten opzichte van de vereisten van de BBV en de redenen daarvoor.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door lopende ontwikkelingsprocessen, heroverwegingen, herijkingen en implementaties die zijn toegezegd door het college, met een haalbare en expliciete tijdsplanning uit te voeren, en af te ronden, of - als dat niet kan - deze processen expliciet te beëindigen.
• College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door aanbevelingen van de accountant ten aanzien van externe inhuur snel en adequaat op te volgen.
• College, expliciteer impliciete keuzes en informele regels, zoals:

• het drie stappen afwegingskader bij een (tijdelijke) vacature;
• de wijze waarop de voor- en nadelen, inclusief de (meer)kosten, bij inhuur externen moeten worden gewogen ten opzichte van voor- en nadelen van ’inbesteding’ en tijdelijke of vaste aanstelling;
• het belang van de werkgeversrol van de gemeente op het eiland;
• het uitgangspunt “oog hebben voor de lokale economie” uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw; geef daarbij aan welke kennis de gemeente zelf in huis zou moeten hebben, gezien de taken en besturingsfilosofie van de gemeente.

• College, maak gebruik van de ervaringen van de andere eilanden ten aanzien van contracten, selectie, prijs/kwaliteit en informatievoorziening rond externe inhuur, door:

• onderling kennis uit te wisselen tussen de eilanden.
• naast informatie over de mogelijkheden van onderlinge inhuur, ook informatie te delen over de ervaringen met en uitkomsten van evaluatie van externe inhuur.
• na te gaan of de wijze van aansturing en de (evaluatie-)afspraken rond dvo’s met andere gemeenten doelmatig zijn, en ook toepasbaar zijn op de aansturing en afspraken rond externe inhuur bij commerciële partijen.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

• Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door:

• afspraken over informatieverstrekking te controleren op het nakomen ervan.

Monitoring

• Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door:

• er voor te zorgen dat een systematische vergelijking door de jaren heen mogelijk wordt.

Evaluatie/onderzoek

• College, maak gebruik van de ervaringen van de andere eilanden ten aanzien van contracten, selectie, prijs/kwaliteit en informatievoorziening rond externe inhuur, door:

• onderling kennis uit te wisselen tussen de eilanden.
• naast informatie over de mogelijkheden van onderlinge inhuur, ook informatie te delen over de ervaringen met en uitkomsten van evaluatie van externe inhuur.

• Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door:

• regelmatig, bijvoorbeeld eens in de vier jaar, (het beleid rond) inhuur te (laten) evalueren.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u aangeeft welke informatie u van het college wilt ontvangen ten aanzien van:

• externe inhuur
• uitbesteding
• inhuur bij andere gemeenten (dvo’s/inbesteding)
• een vergelijking van de eigen inhuur met die bij andere gemeenten

• Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u afspraken over informatieverstrekking vastlegt, bijvoorbeeld in de Financiële verordening, zodanig dat u ook goed kunt controleren op het nakomen ervan.

Informatievoorziening controle

• College, zorg op korte termijn dat ten aanzien van externe inhuur wordt voldaan aan regelgeving, door de kengetallen te verstrekken op de wijze zoals die wordt gevraagd door het BBV, inclusief een toelichting op de (ontwikkeling van de) kengetallen.
• Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u aangeeft welke informatie u van het college wilt ontvangen ten aanzien van:

• externe inhuur
• uitbesteding
• inhuur bij andere gemeenten (dvo’s/inbesteding)
• een vergelijking van de eigen inhuur met die bij andere gemeenten

• Raad, scherp de actieve informatieplicht van het college aan door:

• met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van verordeningen ten opzichte van de modelverordening van de VNG en de redenen daarvoor.
• met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van de informatieverstrekking in begroting en/of jaarrekening ten opzichte van de vereisten van de BBV en de redenen daarvoor.

• Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door:

• afspraken over informatieverstrekking te controleren op het nakomen ervan.
• naar de gevolgen te vragen ten aanzien van externe inhuur, uitbesteding en inbesteding bij wijzigingen in organisatievisie of besturingsfilosofie.
• er voor te zorgen dat een systematische vergelijking door de jaren heen mogelijk wordt.
• regelmatig, bijvoorbeeld eens in de vier jaar, (het beleid rond) inhuur te (laten) evalueren.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• College, expliciteer impliciete keuzes en informele regels, zoals:

• het drie stappen afwegingskader bij een (tijdelijke) vacature;
• de wijze waarop de voor- en nadelen, inclusief de (meer)kosten, bij inhuur externen moeten worden gewogen ten opzichte van voor- en nadelen van ’inbesteding’ en tijdelijke of vaste aanstelling;
• het belang van de werkgeversrol van de gemeente op het eiland;
• het uitgangspunt “oog hebben voor de lokale economie” uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw; geef daarbij aan welke kennis de gemeente zelf in huis zou moeten hebben, gezien de taken en besturingsfilosofie van de gemeente.

Uitvoering Externe Inhuur

• College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door ten aanzien van de toepassing van drempelbedragen bij aanbesteding altijd aan te besteden conform het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid, en als dat niet lukt het beleid aan te passen.

Besluit tot externe inhuur

• College, expliciteer impliciete keuzes en informele regels, zoals:

• het drie stappen afwegingskader bij een (tijdelijke) vacature;
• de wijze waarop de voor- en nadelen, inclusief de (meer)kosten, bij inhuur externen moeten worden gewogen ten opzichte van voor- en nadelen van ’inbesteding’ en tijdelijke of vaste aanstelling;
• het belang van de werkgeversrol van de gemeente op het eiland;
• het uitgangspunt “oog hebben voor de lokale economie” uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
• externe inhuur binnen een strategische personeelsvisie gericht op ontwikkeling van kennis en expertise van de eigen medewerkers en een evenwichtige personeelsopbouw; geef daarbij aan welke kennis de gemeente zelf in huis zou moeten hebben, gezien de taken en besturingsfilosofie van de gemeente.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• College, zorg op korte termijn dat de uitvoering van het beleid rond externe inhuur up-to-date is door verouderde (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd te beëindigen of te herzien.
• College, verbeter het zicht op de uitvoering van externe inhuur door in de (raam)contracten met organisaties waarbij wordt ingehuurd de looptijd van het (raam)contract en het (maximum) bedrag van het contract op te nemen; deze gegevens moeten in overeenstemming zijn met de wijze waarop de aanbesteding heeft plaats gevonden (onderhands, meervoudig onderhouds, nationaal openbaar of Europees).

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• College, zorg op korte termijn dat ten aanzien van externe inhuur wordt voldaan aan regelgeving door de gemeentelijke administratie aan te laten sluiten bij de definitie uit het BBV ten aanzien van externe inhuur.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• College, maak gebruik van de ervaringen van de andere eilanden ten aanzien van contracten, selectie, prijs/kwaliteit en informatievoorziening rond externe inhuur, door:

• na te gaan of de wijze van aansturing en de (evaluatie-)afspraken rond dvo’s met andere gemeenten doelmatig zijn, en ook toepasbaar zijn op de aansturing en afspraken rond externe inhuur bij commerciële partijen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Als een norm wordt gehanteerd (%) geef daar dan een onderbouwing bij.

Budget

• Als een norm wordt gehanteerd (%) geef daar dan een onderbouwing bij.

Begroting/Jaarverslag

• Laat bij het opstellen van de jaarlijkse Beleidsbegroting de capaciteitsplanning per afdeling de basis vormen bij de inschattingen die voor inhuur van externe capaciteit vooraf gemaakt worden en hanteer de opgestelde capaciteitsplanning en de geprognosticeerde kosten van inhuur derden bij de aansturing gedurende het jaar (zonder planning geen control).

Uitgaven

• Laat de directie in haar overleg met de afdelingshoofden bijvoorbeeld aan de hand van de bestuurs- en managementrapportages, aandacht vragen voor de inhuur-kosten. Hierdoor blijven de afde- lingshoofden continu attent op dit onderwerp.
• Als een norm wordt gehanteerd (%) geef daar dan een onderbouwing bij.
• Implementeer kostenbewustzijn door specifieke sturing op dit thema.

Sturende rol college

• Laat bij het opstellen van de jaarlijkse Beleidsbegroting de capaciteitsplanning per afdeling de basis vormen bij de inschattingen die voor inhuur van externe capaciteit vooraf gemaakt worden en hanteer de opgestelde capaciteitsplanning en de geprognosticeerde kosten van inhuur derden bij de aansturing gedurende het jaar (zonder planning geen control).
• Implementeer kostenbewustzijn door specifieke sturing op dit thema.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• Neem externe inhuur in het jaarlijks programma van interne controle op.

Evaluatie/onderzoek

• Neem externe inhuur in het jaarlijks programma van interne controle op.

Informatievoorziening sturing

• Integreer de verantwoording van de P-kosten in het besturingsproces van de organisatie.
• Maak een maandelijkse verantwoording en beoordeling van inhuurbedragen per afdeling zichtbaar middels heldere rapportages en gebruik deze rapportages ook om het kostenbewustzijn bij procesmanagers en projectleiders voor het inhuren van externe capaciteit te vergroten.
• Rapporteer per kwartaal over benodigde en beschikbare capaciteit en bepaal op basis daarvan de benodigde capaciteit voor de komende periode.
• Voeg aan de maandelijkse verantwoording van inhuur gegevens toe over nog te verwachten inhuur voor de komende periode (JEV), alleen dan kan worden (bij)gestuurd op de inzet van uren en middelen.
• Neem externe inhuur in het jaarlijks programma van interne controle op.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Neem externe inhuur in het jaarlijks programma van interne controle op.

Organisatie externe inhuur

• Hoewel de eindverantwoordelijkheid voor het totale P-budget bij het hoofd Concernstaf ligt, verdient het aanbeveling de verantwoordelijkheid voor de beheersing en sturing van de inhuur-kosten (mede) bij een afdelingshoofd uit de primaire processen te leggen.
• Integreer de verantwoording van de P-kosten in het besturingsproces van de organisatie.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Laat bij het opstellen van de jaarlijkse Beleidsbegroting de capaciteitsplanning per afdeling de basis vormen bij de inschattingen die voor inhuur van externe capaciteit vooraf gemaakt worden en hanteer de opgestelde capaciteitsplanning en de geprognosticeerde kosten van inhuur derden bij de aansturing gedurende het jaar (zonder planning geen control).
• Rapporteer per kwartaal over benodigde en beschikbare capaciteit en bepaal op basis daarvan de benodigde capaciteit voor de komende periode.
• Voeg aan de maandelijkse verantwoording van inhuur gegevens toe over nog te verwachten inhuur voor de komende periode (JEV), alleen dan kan worden (bij)gestuurd op de inzet van uren en middelen.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Laat de directie in haar overleg met de afdelingshoofden bijvoorbeeld aan de hand van de bestuurs- en managementrapportages, aandacht vragen voor de inhuur-kosten. Hierdoor blijven de afde- lingshoofden continu attent op dit onderwerp.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden om op een door de Verenigde Vergadering te bepalen termijn, een strategisch document aan te leveren waarin het concept ‘regie-organisatie’ nader is uitgewerkt. In dit strategisch document moeten doelstellingen, mijlpalen en kentallen worden benoemd, minimaal met betrekking tot:

• de verhouding vaste personele kern / flexibele schil
• de kwaliteitsontwikkeling van de eigen medewerkers
• de financiële implicaties van het organisatieconcept.
  zodanig dat voor de Verenigde Vergadering de voortgang van de organisatieontwikkeling inzichtelijk en navolgbaar is.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden om maatregelen te treffen om Inhuur Derden realistischer te begroten, door bijvoorbeeld vroegtijdig de consequenties van investeringsprogramma’s beter in te schatten.

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden om op een door de Verenigde Vergadering te bepalen termijn, een strategisch document aan te leveren waarin het concept ‘regie-organisatie’ nader is uitgewerkt. In dit strategisch document moeten doelstellingen, mijlpalen en kentallen worden benoemd, minimaal met betrekking tot:

• de verhouding vaste personele kern / flexibele schil
• de kwaliteitsontwikkeling van de eigen medewerkers
• de financiële implicaties van het organisatieconcept.
  zodanig dat voor de Verenigde Vergadering de voortgang van de organisatieontwikkeling inzichtelijk en navolgbaar is.

Controlerende rol

• Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden om op een door de Verenigde Vergadering te bepalen termijn, een strategisch document aan te leveren waarin het concept ‘regie-organisatie’ nader is uitgewerkt. In dit strategisch document moeten doelstellingen, mijlpalen en kentallen worden benoemd, minimaal met betrekking tot:

• de verhouding vaste personele kern / flexibele schil
• de kwaliteitsontwikkeling van de eigen medewerkers
• de financiële implicaties van het organisatieconcept.
  zodanig dat voor de Verenigde Vergadering de voortgang van de organisatieontwikkeling inzichtelijk en navolgbaar is.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden jaarlijks inzicht te geven in de effectiviteit en disciplinering van het werken met DAS, alsmede de aard en de omvang van de uitzonderingssituaties, waarin tijdelijke (inhuur)medewerkers niet via DAS gerekruteerd werden.

Organisatie externe inhuur

'- Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden jaarlijks inzicht te geven in de effectiviteit en disciplinering van het werken met DAS, alsmede de aard en de omvang van de uitzonderingssituaties, waarin tijdelijke (inhuur)medewerkers niet via DAS gerekruteerd werden.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Verenigde Vergadering vraag het college van dijkgraaf en heemraden jaarlijks inzicht te geven in de effectiviteit en disciplinering van het werken met DAS, alsmede de aard en de omvang van de uitzonderingssituaties, waarin tijdelijke (inhuur)medewerkers niet via DAS gerekruteerd werden.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Raad, stel de kaders voor een wel omschrevene n dus een duidige organisatievisie: wat voor een organisatie de gemeente [zo nodig specifiek omschreven per beleidsprogramma) zou moeten zijn en op welke wijze de inzet van intern personeel dan wel externe inhuur daar een bijdrage aan zou moeten leveren. Vraag het college hier een voorzet voor te geven.
• Raad, houdt het college aan de afspraken uit de Financiële verordening: zorg dat in de paragraaf bedrijfsvoering wordt ingegaan op de samenhang in doelstellingen ten aanzien van personeelsbeleid (eigen personeel en extern ingehuurd personeel) en de organisatievisie.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Raad, houdt het college aan de afspraken uit de Financiële verordening: zorg dat in de paragraaf bedrijfsvoering wordt ingegaan op de samenhang in doelstellingen ten aanzien van personeelsbeleid (eigen personeel en extern ingehuurd personeel) en de organisatievisie.
• Raad, vraag het college eenduidige managementinformatie over de inzet van personeel, inclusief externe inhuur, voor de realisatie van doelen uit de programmabegroting. Dit kan door dit inzichtelijk te maken op programmaniveau en/of door hier op hoofdlijnen inzicht in te vragen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag.
• College, maak gebruik van capaciteitsplanning op basis van de programmabegroting om de verhouding tussen ambities en capaciteit inzichtelijk te maken.

Uitgaven

• Colege, voer regie op de beheersing van personele uitgaven: kijk over de grenzen van afdelingen heen. Versterk hier de rol van concern control en de afdeling Personeel, organisatie en informatie.
• College, zet de checksessies als controlinstrument in en gebruik deze meer toekomstgericht: bekijk waar problemen kunnen ontstaan in de beheersing van personele uitgaven en stel een plan op om die aan te pakken.

Sturende rol college

• College, werk de organisatievisie uit in concrete richtlijnen voor de inzet van personeel en externe inhuur: zorg dat de afwegingen voor de inzet van eigen personeel of inhuur duidelijk zijn en bekend zijn in de organisatie. Ga vervolgens na of de afdelingsmanagers de richtlijnen naleven.
• Colege, voer regie op de beheersing van personele uitgaven: kijk over de grenzen van afdelingen heen. Versterk hier de rol van concern control en de afdeling Personeel, organisatie en informatie.
• College, maak gebruik van capaciteitsplanning op basis van de programmabegroting om de verhouding tussen ambities en capaciteit inzichtelijk te maken.
• College, zet de checksessies als controlinstrument in en gebruik deze meer toekomstgericht: bekijk waar problemen kunnen ontstaan in de beheersing van personele uitgaven en stel een plan op om die aan te pakken.

Kaderstellende rol

• Raad, stel de kaders voor een wel omschrevene n dus een duidige organisatievisie: wat voor een organisatie de gemeente [zo nodig specifiek omschreven per beleidsprogramma) zou moeten zijn en op welke wijze de inzet van intern personeel dan wel externe inhuur daar een bijdrage aan zou moeten leveren. Vraag het college hier een voorzet voor te geven.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Colege, maak een planning van je interne en benodigde externe personeel organisatiebreed. Door middel van een dergelijke planning kun je de benodigde externe inhuur ramen, inclusief de argumentatie waarom er tot inhuur overgegaan wordt. Informatie over eigen personeel en ingehuurd personeel kan hiermee eenduidig en vergelijkbaar gemaakt worden. Dit geldt met name voor de projectmatige taken.
• College zorg dat managementinformatie over de (beheersing van) personele uitgaven eenduidig en gestructureerd en over meerdere perioden vergelijkbaar is. Koppel de informatie van de budgetten en realisatiecijfers van intern personeel en inhuur op programmaniveau.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Raad, vraag het college eenduidige managementinformatie over de inzet van personeel, inclusief externe inhuur, voor de realisatie van doelen uit de programmabegroting. Dit kan door dit inzichtelijk te maken op programmaniveau en/of door hier op hoofdlijnen inzicht in te vragen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag.
• Colege, maak een planning van je interne en benodigde externe personeel organisatiebreed. Door middel van een dergelijke planning kun je de benodigde externe inhuur ramen, inclusief de argumentatie waarom er tot inhuur overgegaan wordt. Informatie over eigen personeel en ingehuurd personeel kan hiermee eenduidig en vergelijkbaar gemaakt worden. Dit geldt met name voor de projectmatige taken.
• College zorg dat managementinformatie over de (beheersing van) personele uitgaven eenduidig en gestructureerd en over meerdere perioden vergelijkbaar is. Koppel de informatie van de budgetten en realisatiecijfers van intern personeel en inhuur op programmaniveau.

Organisatie externe inhuur

• College, werk de organisatievisie uit in concrete richtlijnen voor de inzet van personeel en externe inhuur: zorg dat de afwegingen voor de inzet van eigen personeel of inhuur duidelijk zijn en bekend zijn in de organisatie. Ga vervolgens na of de afdelingsmanagers de richtlijnen naleven.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Colege, maak een planning van je interne en benodigde externe personeel organisatiebreed. Door middel van een dergelijke planning kun je de benodigde externe inhuur ramen, inclusief de argumentatie waarom er tot inhuur overgegaan wordt. Informatie over eigen personeel en ingehuurd personeel kan hiermee eenduidig en vergelijkbaar gemaakt worden. Dit geldt met name voor de projectmatige taken.

Protocol/werkinstructies

• College, werk de organisatievisie uit in concrete richtlijnen voor de inzet van personeel en externe inhuur: zorg dat de afwegingen voor de inzet van eigen personeel of inhuur duidelijk zijn en bekend zijn in de organisatie. Ga vervolgens na of de afdelingsmanagers de richtlijnen naleven.

(Strategisch) personeelsbeleid

• College, maak gebruik van capaciteitsplanning op basis van de programmabegroting om de verhouding tussen ambities en capaciteit inzichtelijk te maken.
• Colege, maak een planning van je interne en benodigde externe personeel organisatiebreed. Door middel van een dergelijke planning kun je de benodigde externe inhuur ramen, inclusief de argumentatie waarom er tot inhuur overgegaan wordt. Informatie over eigen personeel en ingehuurd personeel kan hiermee eenduidig en vergelijkbaar gemaakt worden. Dit geldt met name voor de projectmatige taken.

Uitvoering Externe Inhuur

• College, werk de organisatievisie uit in concrete richtlijnen voor de inzet van personeel en externe inhuur: zorg dat de afwegingen voor de inzet van eigen personeel of inhuur duidelijk zijn en bekend zijn in de organisatie. Ga vervolgens na of de afdelingsmanagers de richtlijnen naleven.

Besluit tot externe inhuur

• Colege, maak een planning van je interne en benodigde externe personeel organisatiebreed. Door middel van een dergelijke planning kun je de benodigde externe inhuur ramen, inclusief de argumentatie waarom er tot inhuur overgegaan wordt. Informatie over eigen personeel en ingehuurd personeel kan hiermee eenduidig en vergelijkbaar gemaakt worden. Dit geldt met name voor de projectmatige taken.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Provinciale Staten zouden hun sturing kunnen inzetten vanuit het perspectief van de beoogde maatschappelijke effecten.
• Daarbij zouden zij de kwaliteit van te behalen resultaten als uitgangspunt kunnen nemen en daar normen over kunnen formuleren. GS verantwoorden zich dan over het behalen van de resultaten. Omdat PS normen hebben geformuleerd voor de kwaliteit, zullen GS ervoor moeten zorgen dat de organisatie in staat is om de kwaliteit te leveren.

Budget

• GS hebben vanaf 2010 jaarlijks vooraf een raming gemaakt van de kosten voor inhuur arbeidscapaciteit per cluster en de realisatie daar maandelijks tegen afgezet. De directie heeft geen vragen gesteld bij de mate van betrouwbaarheid van de gegevens over de realisatie. We bevelen GS aan om ervoor zorg te dragen dat de leiding zich vergewist van betrouwbaarheid van de gegevens die gebruikt worden om te monitoren en bij te sturen.

Begroting/Jaarverslag

• Bij de raming van de middelen voor een programma is een organisatiekostenbudget toegevoegd. Dit budget bestaat uit een raming van een deel van het P-budget en andere middelen voor de organisatiekosten voor de uitvoering van het betrokken programma. De kosten van inhuur van arbeidscapaciteit voor de uitvoering van een programma komen daarmee beide ten laste van het organisatiekostenbudget van dat programma. Hiermee wordt niet meer specifiek op de omvang van de totale kosten voor inhuur arbeidscapaciteit gestuurd, maar op de inzet van de totale organisatiekosten voor een specifiek programma.

Uitgaven

• GS hebben vanaf 2010 jaarlijks vooraf een raming gemaakt van de kosten voor inhuur arbeidscapaciteit per cluster en de realisatie daar maandelijks tegen afgezet. De directie heeft geen vragen gesteld bij de mate van betrouwbaarheid van de gegevens over de realisatie. We bevelen GS aan om ervoor zorg te dragen dat de leiding zich vergewist van betrouwbaarheid van de gegevens die gebruikt worden om te monitoren en bij te sturen.

Sturende rol college

• We bevelen Provinciale Staten aan om een discussie ten principale te voeren over de wijze van sturing op de uitvoering door de provinciale organisatie.
• Sturing op uitsluitend financiële normen kan contraproductief werken. In de uitvoering zou dan de nadruk eenzijdig komen te liggen op het steeds verder aanscherpen van de beheers- en controlsystemen. De beoogde resultaten raken dan mogelijk uit zicht.
• Bij de raming van de middelen voor een programma is een organisatiekostenbudget toegevoegd. Dit budget bestaat uit een raming van een deel van het P-budget en andere middelen voor de organisatiekosten voor de uitvoering van het betrokken programma. De kosten van inhuur van arbeidscapaciteit voor de uitvoering van een programma komen daarmee beide ten laste van het organisatiekostenbudget van dat programma. Hiermee wordt niet meer specifiek op de omvang van de totale kosten voor inhuur arbeidscapaciteit gestuurd, maar op de inzet van de totale organisatiekosten voor een specifiek programma.
• Wij bevelen GS aan om de inhuur van arbeidscapaciteit en de inkoop van diensten te blijven monitoren. De gegevens hiervoor kunnen, ook bij het werken met een organisatiekostenbudget, uit het financiële systeem worden gehaald. Zo kunnen GS zicht blijven houden op de kosten voor de inzet van externen.

Kaderstellende rol

• We bevelen Provinciale Staten aan om een discussie ten principale te voeren over de wijze van sturing op de uitvoering door de provinciale organisatie.
• Provinciale Staten zouden hun sturing kunnen inzetten vanuit het perspectief van de beoogde maatschappelijke effecten.

Controlerende rol

-

Monitoring

• We bevelen GS aan om ervoor te zorgen dat over een langere periode gegevens worden verzameld over de kwaliteiten en deskundigheden die worden ingehuurd. Deze gegevens kunnen vervolgens worden geanalyseerd in relatie tot de in de organisatie aanwezige kwaliteiten en deskundigheden, in het licht van de provinciale opgaven. Zo kunnen GS komen tot meer inzicht over de minimale dalcapaciteit en -kwaliteit die vereist zijn voor het uitvoeren van de opgaven.
• GS hebben vanaf 2010 jaarlijks vooraf een raming gemaakt van de kosten voor inhuur arbeidscapaciteit per cluster en de realisatie daar maandelijks tegen afgezet. De directie heeft geen vragen gesteld bij de mate van betrouwbaarheid van de gegevens over de realisatie. We bevelen GS aan om ervoor zorg te dragen dat de leiding zich vergewist van betrouwbaarheid van de gegevens die gebruikt worden om te monitoren en bij te sturen.
• Wij bevelen GS aan om de inhuur van arbeidscapaciteit en de inkoop van diensten te blijven monitoren. De gegevens hiervoor kunnen, ook bij het werken met een organisatiekostenbudget, uit het financiële systeem worden gehaald. Zo kunnen GS zicht blijven houden op de kosten voor de inzet van externen.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• We bevelen GS aan om ervoor te zorgen dat over een langere periode gegevens worden verzameld over de kwaliteiten en deskundigheden die worden ingehuurd. Deze gegevens kunnen vervolgens worden geanalyseerd in relatie tot de in de organisatie aanwezige kwaliteiten en deskundigheden, in het licht van de provinciale opgaven. Zo kunnen GS komen tot meer inzicht over de minimale dalcapaciteit en -kwaliteit die vereist zijn voor het uitvoeren van de opgaven.
• GS hebben vanaf 2010 jaarlijks vooraf een raming gemaakt van de kosten voor inhuur arbeidscapaciteit per cluster en de realisatie daar maandelijks tegen afgezet. De directie heeft geen vragen gesteld bij de mate van betrouwbaarheid van de gegevens over de realisatie. We bevelen GS aan om ervoor zorg te dragen dat de leiding zich vergewist van betrouwbaarheid van de gegevens die gebruikt worden om te monitoren en bij te sturen.
• Wij bevelen GS aan om de inhuur van arbeidscapaciteit en de inkoop van diensten te blijven monitoren. De gegevens hiervoor kunnen, ook bij het werken met een organisatiekostenbudget, uit het financiële systeem worden gehaald. Zo kunnen GS zicht blijven houden op de kosten voor de inzet van externen.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Daarbij zouden zij de kwaliteit van te behalen resultaten als uitgangspunt kunnen nemen en daar normen over kunnen formuleren. GS verantwoorden zich dan over het behalen van de resultaten. Omdat PS normen hebben geformuleerd voor de kwaliteit, zullen GS ervoor moeten zorgen dat de organisatie in staat is om de kwaliteit te leveren.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Provinciale Staten zouden hun sturing kunnen inzetten vanuit het perspectief van de beoogde maatschappelijke effecten.
• Daarbij zouden zij de kwaliteit van te behalen resultaten als uitgangspunt kunnen nemen en daar normen over kunnen formuleren. GS verantwoorden zich dan over het behalen van de resultaten. Omdat PS normen hebben geformuleerd voor de kwaliteit, zullen GS ervoor moeten zorgen dat de organisatie in staat is om de kwaliteit te leveren.
• Sturing op uitsluitend financiële normen kan contraproductief werken. In de uitvoering zou dan de nadruk eenzijdig komen te liggen op het steeds verder aanscherpen van de beheers- en controlsystemen. De beoogde resultaten raken dan mogelijk uit zicht.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Inhuur van derden vindt plaats binnen de context van in de organisatie aanwezige capaciteit en competenties enerzijds en uit te voeren gemeentelijke taken anderzijds. Ter inbedding van beslissingen omtrent inhuur dient de gemeente daarom een kader te ontwikkelen ten aanzien van de inhuur van derden, in relatie tot de eigen taken/formatie, het personeelsbeleid (waaronder de personele jaarcyclus), de inhuur van diensten en van advieswerk. Daarbij moeten ook de verdere samenwerkingsmogelijkheden in DOORSZ-verband worden betrokken.
• Het ontwikkelen van een kader ten aanzien van de inhuur van derden, is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Raad en College.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De financiële administratie moet zo worden ingericht dat er – uitsplitsbaar naar organisatie-onderdeel – een duidelijker onderscheid gemaakt kan worden tussen inhuur van derden, inhuur van diensten, advieswerk en uitbestede werkzaamheden. Daartoe is een betere afbakening van deze verschillende categorieën noodzakelijk. Ook zou een nader onderscheid gemaakt moeten kunnen worden naar de onderliggende reden voor inhuur van derden (vacatures, ziekte/zwangerschapsverlof, extra taken e.d.).
• Bij inhuur van derden moet – per geval – duidelijker vooraf benoemd (en schriftelijk vastgelegd) worden wat de kosten en beoogde resultaten zijn.

Sturende rol college

• Het ontwikkelen van een kader ten aanzien van de inhuur van derden, is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Raad en College.
• Op grond van het kader ten aanzien van de inhuur van derden dient het College ten behoeve van de werkorganisatie richtlijnen op te stellen ten aanzien van de bedrijfsmatige aspecten van inhuur van derden.

Kaderstellende rol

• Het ontwikkelen van een kader ten aanzien van de inhuur van derden, is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Raad en College.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Op basis van het te ontwikkelen kader/richtlijnen, moet worden nagegaan welke managementinformatie periodiek beschikbaar zou moeten zijn en voor wie. Daarbij gaat het niet uitsluitend over informatie m.b.t. de inhuur zelf, maar mogelijk ook om informatie ten aanzien van ziekteverzuim, personeelsverloop, duur van vacatures en dergelijke.
• De financiële administratie moet zo worden ingericht dat er – uitsplitsbaar naar organisatie-onderdeel – een duidelijker onderscheid gemaakt kan worden tussen inhuur van derden, inhuur van diensten, advieswerk en uitbestede werkzaamheden. Daartoe is een betere afbakening van deze verschillende categorieën noodzakelijk. Ook zou een nader onderscheid gemaakt moeten kunnen worden naar de onderliggende reden voor inhuur van derden (vacatures, ziekte/zwangerschapsverlof, extra taken e.d.).

Informatievoorziening kaderstelling

• Raad en College maken onderling afspraken over de wijze waarop het College periodiek verantwoording aflegt aan de Raad over de inhuur van derden en over de informatie waarover de Raad dient te beschikken.

Informatievoorziening controle

• Raad en College maken onderling afspraken over de wijze waarop het College periodiek verantwoording aflegt aan de Raad over de inhuur van derden en over de informatie waarover de Raad dient te beschikken.
• Op basis van het te ontwikkelen kader/richtlijnen, moet worden nagegaan welke managementinformatie periodiek beschikbaar zou moeten zijn en voor wie. Daarbij gaat het niet uitsluitend over informatie m.b.t. de inhuur zelf, maar mogelijk ook om informatie ten aanzien van ziekteverzuim, personeelsverloop, duur van vacatures en dergelijke.
• De financiële administratie moet zo worden ingericht dat er – uitsplitsbaar naar organisatie-onderdeel – een duidelijker onderscheid gemaakt kan worden tussen inhuur van derden, inhuur van diensten, advieswerk en uitbestede werkzaamheden. Daartoe is een betere afbakening van deze verschillende categorieën noodzakelijk. Ook zou een nader onderscheid gemaakt moeten kunnen worden naar de onderliggende reden voor inhuur van derden (vacatures, ziekte/zwangerschapsverlof, extra taken e.d.).

Organisatie externe inhuur

• Op grond van het kader ten aanzien van de inhuur van derden dient het College ten behoeve van de werkorganisatie richtlijnen op te stellen ten aanzien van de bedrijfsmatige aspecten van inhuur van derden.
• De te volgen procedure moet beter worden geïmplementeerd en bewaakt.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Op grond van het kader ten aanzien van de inhuur van derden dient het College ten behoeve van de werkorganisatie richtlijnen op te stellen ten aanzien van de bedrijfsmatige aspecten van inhuur van derden.
• Het huidige protocol voor de te volgen procedure moet worden aangescherpt.
• De te volgen procedure moet beter worden geïmplementeerd en bewaakt.
• Er dienen specifieke regels te worden gesteld voor het te volgen offertetraject bij inhuur van derden.
• Er dienen duidelijke regels te worden gesteld voor de dossiervorming ten aanzien van inhuur van derden.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De te volgen procedure moet beter worden geïmplementeerd en bewaakt.
• Bij inhuur van derden moet – per geval – duidelijker vooraf benoemd (en schriftelijk vastgelegd) worden wat de kosten en beoogde resultaten zijn.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Er dienen specifieke regels te worden gesteld voor het te volgen offertetraject bij inhuur van derden.
• Er moet worden bezien hoe het offertetraject zich verhoudt tot het eigen gemeentelijke inkoopbeleid en tot nationale en Europese regelgeving m.b.t. aanbesteding.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Er moet worden bezien hoe het offertetraject zich verhoudt tot het eigen gemeentelijke inkoopbeleid en tot nationale en Europese regelgeving m.b.t. aanbesteding.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Bij inhuur van derden moet – per geval – duidelijker vooraf benoemd (en schriftelijk vastgelegd) worden wat de kosten en beoogde resultaten zijn.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De financiële administratie moet zo worden ingericht dat er – uitsplitsbaar naar organisatie-onderdeel – een duidelijker onderscheid gemaakt kan worden tussen inhuur van derden, inhuur van diensten, advieswerk en uitbestede werkzaamheden. Daartoe is een betere afbakening van deze verschillende categorieën noodzakelijk. Ook zou een nader onderscheid gemaakt moeten kunnen worden naar de onderliggende reden voor inhuur van derden (vacatures, ziekte/zwangerschapsverlof, extra taken e.d.).
• Er dienen duidelijke regels te worden gesteld voor de dossiervorming ten aanzien van inhuur van derden.
• Indien budgetverantwoordelijkheid vanuit de DT-pot zou worden overgeheveld naar afdelingen, is de dossiervorming een extra punt van aandacht. Bovendien vormt een adequate dossiervorming de basis voor managementinformatie.
• Bij inhuur van derden moet – per geval – duidelijker vooraf benoemd (en schriftelijk vastgelegd) worden wat de kosten en beoogde resultaten zijn.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Het functioneren van het ingehuurde personeel dient periodiek geëvalueerd te worden, volgens een nader te kiezen methodiek, die enerzijds effectief is, maar anderzijds niet te veel administratieve lasten voor betrokkenen met zich meebrengt.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Bij inhuur van derden moet – per geval – duidelijker vooraf benoemd (en schriftelijk vastgelegd) worden wat de kosten en beoogde resultaten zijn.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-